「複数の受信トレイ」をお勧めしない理由

複数の乾燥機をもつことも混乱の元だ。なかには、社内メール用の受信トレイ、社外メール用の受信トレイ、その他のメール用の受信トレイを分けるのを好む人もいる。だが、生産性向上に関する実証済みの原則として、チェックする場所が増えるほどプロセスは煩雑になる。

もし家の外に9つの郵便受け――請求書用、広告用、個人宛てのメッセージカード、その他6つのカテゴリ用――があったら？　毎日、それぞれの郵便受けを見るなんて、どれほど面倒なことだろう。ひとつの郵便受けを毎日空にして、なかにあったものを家のなかで仕分けるほうがずっと楽だ。だから私は、受信メールの種別ごとに受信トレイを複数もつことはお勧めしない。

Gmailでは、「洗濯カゴ」としてラベルを作成し、あたかも複数の受信トレイがあるかのようにラベルを同時に表示し、「乾燥機」（メインの受信トレイ）と並べて見ることができる。他のメールソフトでもだいたいフォルダー作成機能がついている。

メールを4つのラベルに仕分けする

次に示す作成すべき4つのR――基本的な洗濯カゴ／ラベル――は、メールに対してとることのできるアクションに基づいている。

1．要返信（Respond）
自分から回答する必要があり、そのために時間と労力を要する。
例：重要なプロジェクトの進捗状況を尋ねる上席者からのメール

2．読むだけ（Read）
読みたい内容だが、返信は不要。
例：業界ニュースレター、参考情報、事例研究など

3．あとで確認（Revisit）
特定のタイミングまたは誰かの返信を待っているため、いますぐには対応できないもの。しばらく待機するか、フォローアップの必要があるが、自分のToDoリストには入れない。
例：機器使用の承認が先方都合で下りず待機

4．リラックス！（Relax）
これで完了！　メールに適切な処理をし終えた状態だ。アクション項目が完了し、アーカイブに保存（あとで検索できる）、なんらかの参照フォルダーに移動、または削除がなされている。
例：チームメンバーからのプロジェクトの完了報告

【図表1】作成すべき4つのR
出所＝『「働く時間」の使い方』（ハーパーコリンズ・ジャパン）