仕事ができる人は｢受信トレイがゼロ」になっている…｢グーグルの中の人｣が教えるGmailの賢い使い方数万人のGoogle社員が受けているメール研修の中身 (6ページ目)

「メール整理」をスケジュールに組み込む

ここで示すシステムに切り替えるには、一度だけ初期設定をする必要がある。まず、受信トレイにある処理が必要で未対応のメールをすべて「要返信」「読むだけ」「あとで確認」のどれかのフォルダー／ラベルに振り分ける。

ローラ・メイ・マーティン『Google流生産性がみるみる上がる「働く時間」の使い方』（ハーパーコリンズ・ジャパン）

その後、残りのメールは一気にアーカイブするか削除する。これらのアクションが必要でないメールは、受信トレイに残しておかない。

毎日決まった時間（私は朝がいいと思う）に、受信トレイのメールを整理し、新着のメールをこれら4つのアクションに振り分ける。Gmailの場合には、後続のメールに自動的に移動する「自動表示」機能やキーボードショートカットを活用してすばやく処理できる。

この時間はメールを仕分けるための時間と考え、もし返信するなら、3分以内に終わるメールだけに返信する。この仕分け作業にかかる時間は、あらかじめ1日のスケジュールに組み込んでおこう。

「受信トレイゼロ」を維持することが重要

受信トレイの中身を「洗濯カゴ」に空けるアクションを私は「受信トレイゼロ」（乾燥機が空の状態）と呼んでいる。すべてのメールが取り出され、仕分けされた状態だ。これで、それぞれのメールに対して何をすべきかが明確になり、「未来の自分」をサポートすることができる。

メールを開いたのに再び未読に戻してしまったら、あとでそのメールを再び開いて扱いを判断しなければならないため、「未来の自分」を苛立たせることになる。エネルギーポイントの無駄遣いでもある。「ええと、このメールは開いたっけ？」「返信したかな？」「何をすべきだったっけ？」と迷ってしまい、結局同じメールを何度も開く羽目になる。

「受信トレイゼロ」を達成したら、1日のなかで時間を確保し、「洗濯カゴ」を個別に処理する。このとき、各カゴの中身に対して何をすべきかだけを考える。たとえば、「要返信」カゴにあるメールだけに集中し、ほかのことはすべて無視し、返信のみをおこなう。メールを読むためにスケジュールした時間では、読むべきメールだけに集中する。

受信トレイには、最後に仕分けした時点以降に届いた新着メールだけが入っているはずだ。1日に2〜4回ほど追加で仕分けし、「受信トレイゼロ」の状態の維持を心がける。