＜刺さる報告書＞手書き感ある「熟慮」が相手への配慮を生む　－住友電気工業社長 松本正義氏

松本正義氏が「報告書」を添削！

×BEFORE

（1）なぜ遅れが生じたのか、原因を調べて分析を行っていないため、有効な打開策を判断する材料が極めて少なくなってしまう。

（2）どの程度の支障が出るのか時間軸で示さなければ、読み手は事態の深刻さを理解しづらい。

（3）テクニカルタームを多用するとその分野に詳しくない人間に正確な意図が通じにくくなってしまう。相手の立場に立って読みやすい文章にする工夫が必要である。

（4）冗長な報告書は経営者にとって貴重な時間を奪ってしまう結果となる。直属の上司に対する報告であれば必要な情報なのかもしれないが、読み手が誰なのかによって適切な内容に変えることが重要だ。

○AFTER

（1）読み手の立場で簡潔にまとめる
読み手である上司は自分以上に忙しいのだから、ワンフレーズで概要を把握できるように内容を凝集させる。

（2）現状の説明をわかりやすく明確に
読み手が現状を把握するために、課題が生まれるに至った原因を説明する。そのうえで必要な支援を経営側に求めていくことが重要だ。

（3）課題解決のアイデアを示す
ただ窮状を訴えるだけでは意味がない。想定しうる解決策の選択肢を示し、上司が「時間軸」と「出口」を把握できる状態にしたうえで判断を仰ぐのが仕事をスムーズに進捗させる近道である。

（4）出口をきちんと見せる
対応策を実施した結果、どういった具体的な成果が得られるのか、青写真を示してコミットする姿勢が必要である。

（5）時間軸を明確にする
いつまでに何が必要で、何を達成できるのか、時間軸で示さなければどんな目標も実現できない。

住友電気工業社長 松本正義（まつもと・まさよし）
1944年、兵庫県生まれ。67年一橋大学法学部卒、同年住友電気工業入社。海外事業部などを経て、2004年より現職。学生時代からスポーツ万能で現在もジョギングで体を鍛える。