なぜ私は6時45分からポジティブ思考になれるのか　－丸紅社長

30分ずつ3件の面談をまとめて設定

もともと細かいスケジュール管理はしないほうです。2004年に常務になる前は、卓上の日めくり型カレンダーに予定を書きつけるくらいで、特に手帳を持ち歩いたりはしませんでした。記憶力に自信があったからですが、逆にいうと、仕事の守備範囲がさほどは広くなかったのでしょう。

丸紅社長
朝田照男氏

ところが常務となり、経営会議メンバーに入ると事情が一変しました。自分の専門分野以外も見なければならないうえ、このころから、記憶力にもいささか不安を覚えるようになりました（笑）。そこで、次のような4種の手帳やメモを使い始めたのです。

基本になるのは、B4判の卓上ダイアリーです。ここに私自身か秘書がシャープペンシルで予定を書き入れます。

一方、休日に翌週や翌々週の予定を確認するときのために、会社支給のハンディな手帳（通称「丸紅手帳」）を持ち歩いています。こちらには卓上ダイアリーから重要な予定を転記し、余白にはポイントについてのコメントを書き加えます。

スケジュール関連ではもう1種、A4の紙にプリントアウトした1週間分の詳細な行動予定表を使っています。卓上ダイアリーをもとに、秘書がPCに入力したものがベースですが、この紙は自宅へ持ち帰ります。自宅でスケジュールを確認することもできるし、家族が出張の予定などを把握するためにも便利です。

予定の作成は、基本的には秘書に頼みます。その際、注文しているのは「面談は2～3件まとめて、間を空けずに入れてほしい」ということ。困るのは、たとえば8時半から9時までの面談のあと、20分時間を空けてから次の面談を入れるようなやり方です。これでは面談も空き時間も細切れになり、自分の頭の整理がつきません。

そこで30分ずつ3件の面談を続けて設定し、その後30～40分、できれば1時間弱の休憩時間を設けてほしいと頼んでいます。自分だけのまとまった時間を持つことで、直近の面談で話題に上がった事柄や、次の面談で話す件について思案することができるからです。

メモ用に使っているのが、罫線以外は何もない、まっさらなB6判のリング式ノートです。ここへは思いついたこと、見聞きしたことを書きとめます。

3冊の手帳を使い分ける。JALの卓上手帳（奥）。考えを書きとめるリングノート（中）。週末に参照するための小型の手帳（手前）。

このノートの役割は大きく分けて2つあります。第一は「こういう形で経営をしていきたい」という考えをまとめるためのアイデア帳です。自分で思いついたことや、取引先の経営者との会合などで耳にはさんだことを書きつけます。

発想したことや見聞きしたことは、当日のうちにノートにまとめ、必要ならば翌日には担当部署との間でそのテーマについて話し合うようにしています。たとえば化学品業界の社長から業界の動きを聞いて、「これはぜひ、うちの営業に話しておきたい」と判断した事柄はメモをとり、翌日、担当役員を呼んで話します。

第二は、「面談録」としての役割です。経営会議や部門長会議などの大きな会議では議題用の資料が用意されますから、必ずそこにメモをします。しかし1対1の会合にはそのような資料はないので、このノートに記録を残すのです。

たとえば、「某月某日、X部門長と面談。彼はこういう考え方でビジネスを進めている。次の展開は以下のとおり」と記入します。そして1～2カ月後（場合によってはもっと早めに）、当人と再び面談をする。そのときは、このノートの内容をもとに、その後の状況について話を聞くのです。