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1日のメール平均受信数は38.5通
皆さんは、一日に何通のメールを処理しますか？
メールのチェック、返信に追われていませんか？
2.8万人に調査したところ、1日の平均受信数は38.5通でした。
23社の情報システム部門にヒアリングしたところ、社員一人当たりの年間受信数は前年比で8.3％増えていることが分かりました。
大量のメールに埋もれてしまうと重要な情報を見落としたり、必要な情報を探す時間がかかったりするなど、働き手の生産性は落ちてしまいます。
古い統計ですが、総務省の調査（平成27年版情報通信白書）では、10年間でメールの流通量は4倍に跳ね上がっているそうです。
メールの量が増えれば、当然それを扱う時間が増えますので、長時間労働の抑制とは全く逆方向の動きです。
2.8万人の調査では、メール作業中に添付ファイルを探す時間が週に61分もかかっていることが分かりました。
年々増え続ける受信メールの中で、目当ての添付ファイルを探していたのです。それも、社内メールの添付ファイルです。複数メンバーが編集するのでファイル名がどんどん書き換わっていきます。
最初に「企画書v1」だったものが、「企画書v2」になり、「企画書 最終1」とか「企画書 最終1-2」と……。
結局、どれが最新版であるのか分からなくなり、更新履歴が見えないので1つずつファイルを開いて修正箇所を確認することに時間が奪われていました。
「できるチーム」は、メールではなくチャットを使う
さらに調査を進めると、恐ろしいことに「メールを見ていますか？」というメールが各社に0.5％ほど存在していたのです。メールを見ていない人に「メールを見ていますか？」とメールを送っても意味がありません。
実際は、「後回しにしないで早く処理してよ」という催促のメールでしょう。
メール送信者が一方的に「伝えたい」文章を送ったものの、受信者に「伝わらなかった」ので返信されなかったのです。
新型コロナウイルスの影響で80％近くの企業がリモートワークを実施しました。今までどおり仕事ができずストレスが溜まります。
「あいつ、俺のメールを軽視しているのではないか！」と目くじらを立てて怒る人も多いでしょう。
メールの作業によって社内の人間関係が悪化したり、返信の待ち時間などによって業務効率を落としたり、多くのビジネスパーソンがストレスを抱えています。2万人の調査で89％のビジネスパーソンがメールのやり取りでストレスを感じたことがあると答えています。
なお、「コミュニケーションがうまくいっている」と答える組織の68％は、社内のコミュニケーションツールとしてメールではなくビジネスチャットを使っていました。
チャットであれば、相手の状況（プレゼンス）が分かり、その上で気軽に「今ちょっといい？」と話しかけることができます。
相手がオンライン（連絡可能）であれば5秒以内に返事が来る確率が70％以上です。
「ビジネスチャットにして情報伝達が完結するリードタイムはメールの半分以下になった」と小売業の経営者が発言していました。
