午前中は「自分の殻」にこもる

では、面倒な上司に報告しなければならない案件を抱えていたら？

下手に上司に報告すると、必要以上の小言が返ってくるでしょうから、これも午後イチに回しましょう。

朝からざわつく職場なら？

最近は多くの職場で始業時間をフレキシブルに選べるフレックスタイム制が導入されています。朝、同僚よりも1時間早く出社して、「誰からも邪魔されない時間」を手に入れてはどうでしょうか。

いずれにせよ、できるだけ「外部刺激」を避けるためにも、午前中は自分の殻にこもって、ブレインワークを優先するべきです。

メールの返信は急がなくていい

もしどうしても心配ならば、件名だけさっとチェックしましょう。そしてすぐに対応が必要なものだけ、すぐさま返信します。

その場合も、メールを受け取った旨を伝え、「午後に改めて返信します」とメールしておけば、たいてい事足ります。できれば、「内容を確認した」「チェックした」という文言を避けることです。

確認したならその返事を寄越せ、というのが相手側の心情だからです。「受け取った」「午後に返信する」という旨だけ記せば、余計な相手の怒りは買いません。それどころか、「忙しい中、丁寧な対応をしてくれている」と評価が上がるかもしれません。

さらに集中したいなら、スマホやタブレットの通知も、午前中は思い切ってオフにしてしまうことです。実際、私はこれを実践しています。これで、「外部刺激」が相当に減ります。少なくとも、午前中にスマホでSNSをチェックしたり、ニュースサイトを見たり、という行為は、もってのほかでしょう。ゴールデンタイムの無駄遣いです。

午前中は「外部刺激」をできるだけ排除し、ブレインワークに集中する。そして午後は、雑務とミーティング。これが効率的なタイムマネジメントのコツです。