「何度も聞き直す」は本当に失礼なのか

「もう1度お願いできますか？」と聞き返せばいいことなのですが、相手の会社名などを何度も聞き返すのは、失礼だと感じる方もいるでしょう。業態や社風によって対応に違いはあるかもしれませんが、1度で聞き取れなかった場合には、お客様第一を考え、相手のせいにならないように留意しながら、下記のように対応するのが基本でしょう。

例えば電話口では、「誠に恐れ入ります。確認のため、もう1度、御社名をお願いしてもよろしいでしょうか？」。

※写真はイメージです（写真＝iStock.com／byryo）
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それでも聞き取れない場合、改めて丁寧に3回目を尋ねることになります。コールセンターなどでは、固有名詞を聞き取るために、以下のように丁寧な確認作業を行っているそうです。「アイウエオの“ア”に、カキクケコの“カ”ですね？」。そうして聞けば、先方が訂正してくれることもあるので、確定できたら「○○様ですね？」と復唱する。

より私たちの日頃のやり取りに役立ちそうなノウハウとしては、「漢字ではどのように書くのですか？」と聞く。横文字の場合は、「スペルをいただけますでしょうか？」と具体的に聞き出すようにするのです。

特に新しい環境に身を投じたときや、新人の場合に、初めてのビジネス相手に挨拶したケースで、先方の社名が聞き取れないこともあるでしょう。そんなとき、「何度も聞き直すなんて失礼だ」「うちを知らないなんて、新人なのか？」などと相手が不快感を示すことも、ありえます。

しかし、それはコミュニケーションのチャンスだと捉えるべきです。「はい、不慣れで申し訳ありません。ご指導いただけますと幸いです。今後ともよろしくお願いします」と、こちらを覚えてもらえるように自己アピールの機会に変えればいいのです。そうして経験を積む中で、自信をもって、臨機応変に対応できるようになるはずです。