素早さが信頼につながる「メールの返信」決まり文句6

ケース1：回答を一旦保留

資料をお送りいただき、ありがとうございます。
内容を確認のうえ、○日までに返信いたします。

POINT●相手からの要望や条件、説明が多岐にわたる場合、安請け合いするのはトラブルの元。まずは受け取り連絡メールで安心してもらい、猶予をもらうこと。

ケース2：条件が厳しい

すべての案件は間に合いそうにありません。
AとBを明日までに、C案件を明後日までに
お送りできればと思いますが、いかがでしょうか。

POINT●依頼のすべては実現不可能でも、どこまでならできるか、何が障害となるか、サポートしてほしいことなどを明示すると、相手も判断できる。

ケース3：すぐに対応できない

ご依頼いただいたパンフレットは、
ただいま在庫を切らしております。
○日までお待ちいただけないでしょうか。

POINT●依頼されてもすぐに対応できないこともある。そんなときは事情・状況を説明し、いつまでに、あるいはどのような状況になれば対応できるか明示する。

ケース4：ミスを指摘されて

さきほど確認したところ、
××様のご指摘の通りでした。
お知らせいただき、ありがとうございます。

POINT●つい「お詫び」から入りたくなるところだが、まず速やかに対応したことをアピールし、感謝の気持ちを伝えることも重要である。

ケース5：依頼を引き受ける

10年来取り組んできたテーマです。
私でよければ、よろこんでお引き受けいたします。

POINT●依頼者に「この人に頼んでよかった」と思われれば、評価も期待値もアップする。そのためには事務的な返事ではなく積極的な気持ちを伝えよう。

ケース6：やり取りを終わらせる

それでは○日にお目にかかれるのを
楽しみにしています。

POINT●返信に返信が重なってしまう場合には、「次の段階」を示す。メールから面会に場を移すことが伝われば、「返信合戦」は終わる。