1通のメールが、人間関係を好転させることで仕事がはかどることもあれば、その逆もある――。「メール術」に関する著作を持つ杉山美奈子氏に、メール文の内容以前に身に付けておくべき基本作法をあげてもらった。

ルール11 記号・罫線を有効的に使う

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ルール11 記号・罫線を有効的に使う

相手に確認してほしいこと、変更事項など「読み飛ばされたくないこと」がある場合、ルール09（http://president.jp/articles/-/15064?page=3）で触れたように記号を使うのもいいが、罫線を上手に利用することも有効的だ。

ルール12 引用は必要部分のみ

引用する際に最も注意したいのは、相手が書いた文に手を加えないことだ。このマナーが備わっていないと、仕事がルーズだと思われる。返信メールでは基本的に部分引用（2、3回）とし、全文引用は細かい経緯を知らせたいときだけに使用。

ポイント

（1）先方のメール文のすべてを引用しない
（2）引用中の中身には一切手を加えない
（3）1通のメールでの引用は2、3回程度
（4）全文引用は文面を第三者に見せるために転送するときなどに使う

ルール13 転送はその目的も書く

転送が便利なのは、送られてきたメールについて第三者に判断を仰いだり、有益な情報として提供したりする場合。ただ、注意すべきは、本文で転送メールであることや転送の理由・目的も説明すること。また、元のメールには送信者の個人情報が含まれるので、必要ない場合は削除すること。

転送のお知らせメール例

（1）□□さんから、会議内容をまとめたメールが届いたので転送します
（2）□□さんのメールです。次回までにお目通しのほど、よろしくお願いいたします