知らぬ間に恥をかかないためのメール基本作法20【1】

ルール07 日時を数字で具体的に書く

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ルール07 日時を数字で具体的に書く ルール09 要点を個条書きにする

具体性に乏しいメールは、読み手を困惑させる。例えば、お願いごとをするとき、申し訳ない気持ちがあるため、「できるだけ早めに」と遠慮して書くのはかえって不親切。「3月10日月曜の正午までに」などと期限を明記すれば誤解されない。

ルール08 5W1Hを意識する

相手に求める内容を明確にすることも重要だ。メールを送り、「ご一読ください」では、相手は読んでどうすればいいかが不明だ。正しくは、「ご一読いただき、お気づきの点があればご指摘ください」。いつ、どこで、誰が……という5W1Hを意識した文を心がけるといい。

メール文を書く順番の目安

WHEN（いつ）
WHERE（どこで）
WHO（誰が）
WHAT（何を）
WHY（なぜ）
HOW（どのように）

ルール09 要点を個条書きにする

パッと見で、文章がダラダラ続くメールを人はあまりきちんと読んでくれない。ビジネス上は特に、要件を簡潔に個条書きにしておくと先方も読みやすい。その際個条書きの冒頭に「■」「●」のような記号のアイキャッチを設けるといい。

ルール10 メールは「テキスト形式」で

一見、ただ文字が並ぶだけのように見えるメールだが、「テキスト形式」と「HTML形式」の２種類がある。後者の場合、相手側が対応していないメールソフトだと、メールが読めない。よって、メールの設定をテキスト形式にするとベスト。