ルール04 宛名はきちんとフルネームで

いくら馴染みの取引先・顧客だからといって、相手の社名を省いてはいけない。また、（株）と略すのもよくない。面倒でも株式会社○○と書き、名前はフルネームで。

× 山田様
○ ■■株式会社 企画部 山田花子様
○ ■■株式会社 企画部○○課 課長 山田花子様

ルール05 署名を使い分ける

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ルール05 署名を使い分ける

署名は、意外な落とし穴だ。つい署名を自分の苗字のみにしてしまうケースは少なくない。署名は、いわばメールの名刺。よって名刺に記載されている、会社名、部署名、役職、名前、住所、電話・ファクスなどは基本的に書く。また、送信する先（社内外）によって署名を使い分けられるのはメール上級者。社内向けは住所の代わりに内線番号を書くなど工夫が必要。

ルール06 本文は1行30字以内で改行

読みやすさに気を配ったメールは書き手の知性を感じさせる。例えば、適度な改行だ。1行30文字程度で区切りよく改行してあると、1行分の文が読み手の視界に収まり、ストレスを感じない。また、メール文はどんなに長くても40行（約2スクロール）にとどめ、段落ごとに1行分空白にするのもルールだ。

その他の読みやすいメール本文のポイント

（1）改行は内容が変わる個所か、2～5行ごとにする
（2）メール文章は長くても、40行以内、2スクロール分にする
（3）文章のかたまりごととかたまりの間を1行空け、内容の違いがわかるレイアウトにする