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必要業務として休む方がよい
休憩なしで、パフォーマンスが落ちるよりは、適切な休憩を取って高いパフォーマンスを保つ方が、成果を上げられるうえに時短にも有効です。
休憩の効能としては、集中力の回復、創造性の向上、ストレスや身体への負担軽減などがあります。
ですから適切な範囲では、むしろ必要業務として休む方がよいのです。
時短テクニックとしては、仕事を25分ずつに分けて、その間に短い休憩を取るという時間管理術があります。
ポモドーロ・テクニックという方法ですが、25分集中して作業をしたら5分休憩の1セットで、これを4回繰り返したら、15〜30分の長めの休憩を取ります。
短いから集中しやすく、細かな休憩で疲れにくいので、集中力が自然と高まるといわれています。
15分スケジュールに置きなおすと、15分×2マスの仕事で、最後の5分は休憩。それを4セット、2時間こなしたら、15分×2マスの余白時間を作ります。先程、できれば2時間おきに30分の余白時間を推奨させていただいた理由でもあります。
もちろん、そこまで余裕がない場合も多いかとは思いますが、基本としては15分×2マスの仕事（最後の5分は休憩）×4セット＋15分×2マスの余白時間で「15分スケジュール」を設定してみましょう。
予備業務も考えておく
無駄な時間をなくして、時間を有効に使っていくためには細切れ時間、スキマ時間の活用が重要になってきます。意識して準備をしなければ無意味に過ぎてしまいがちな時間をどのように活用できるかは、その時間への準備が鍵になります。
「15分スケジュール」が1コマを15分に設定している意味合いはまさにそこにあります。5分では細か過ぎますし、30分では大き過ぎる。細切れ時間、スキマ時間の活用を見越した15分という単位は工程の大きさとしてちょうどいいのです。
緊急などで遅れることも多いのがスケジュールですが、逆に早く終わってちょっとした時間が空くこともあります。また、予定がキャンセルとなって、急に大きな時間がぽっかりと空くこともないではありません。
そこで、予定が早く終わった時のために、雑務など短時間でできる業務を予備業務として、15分スケジュールの備考欄にあらかじめ設定しておきます。
たとえば、1時間の商談のつもりが、30分で終わった。2時間かかるかと思った資料作成が1時間30分で完成したなど、時間ができる可能性はあります。
そんな時、何をしようかと考えていると、時間はあっという間に過ぎてしまいます。しかし、備考欄にあらかじめ設定していれば、スムーズに予備業務へと移行して、時間を無駄にすることはありません。
すべての予定に予備業務を設定する必要はありませんが、5分程度で終わるちょっとした雑務から30分程度あるなら早めに取り掛かりたい、明日以降に予定している業務などを空いた時間用の予備業務として備考に入れておけば時間が空いた際には、そこを見ればすぐに取り掛かれます。
