残業続きなのは｢仕事が多いから｣ではない…"今日も定時で帰れる人"が作業直前に真っ先にやること

「何にどれくらい時間をかけているか」を知る

仕事全体のスピードはボトルネックによって左右される。

これは物理学者のエリヤフ・ゴールドラットの大ベストセラー書籍『ザ・ゴール』（ダイヤモンド社）でも詳しく紹介されている「全体最適化理論」のこと。全世界で1000万人以上が読んだとされ、ビジネスの原則としてよく知られています。

つまり、自分が最高のスピードを出せる状態にするには、まずボトルネック（遅れを引き起こす障害）を知り、それをどう改善するかがポイントになるのです。つかえているところを取り除き、突っ走れる状態にしておくということですね。

「原則③ タスクにかかる時間を把握している」では、まず自分の仕事のスピードを把握することが、仕事や学習全体のスピードを左右するポイントになります。自分の仕事のスピードが速くなったかどうかを知るには、そもそも自分の仕事のスピードを知っておかなければならない、ということはおわかりいただけると思います。

今の自分のスピードを測るためには、仕事の中身をすべて棚卸しする必要があります。そして、個々のタスクが「どのくらいの時間で完了するのか」を順に測っていきます。このときに、あまり詳細かつ正確に測ろうとすると、その作業自体に時間がかかってしまいますから、大体の感覚で構いません。あるタスクにかかる時間が1時間なのか3時間なのか、はたまた丸1日なのか……。そのくらいの単位でも十分。

「無意識にムダにしている時間」は想像以上に多い

いずれにせよ、何にどのくらいの時間をかけているのかを知ることが大事です。

澤円『思考をアップデートする全技術　うまくいく人はなぜ、考え方を柔軟に変化させられるのか？』（アスコム）

実際にやってみると「えっ！　会議にこんな時間をかけていたの⁉」「細かい事務作業が多すぎる……」と、きっと驚くはず。意識せずにムダに費やしている時間は、あなたが思っている以上にとても多いものです。

ちなみに僕の場合、たとえば1時間のプレゼンのコンテンツなら、どんなテーマであれ3時間あればつくれます。つまり、パソコンに向かう時間を必ず3時間は確保する必要があるわけです。ただし、それはあくまでスライド作成の作業時間です。アイデアや構想を練る「考える時間」は別に確保することになります。

次に、「時間がかかりすぎている」と感じられるタスクの改善案を練っていきます。ここに、あなたのボトルネックが潜ひそんでいるわけですが、一般的にボトルネックとなっている事柄にはこのような要因があります。

習熟度が低かったり、やり方が自己流だったりする場合は、練習を重ねたりうまくいっている人に教わったりすることで解決する可能性がぐんと高まります。自分の絶対スピードが上がると成長の実感も得られるので、やればやるほどモチベーションも上がっていくでしょう。