「調整する」の具体的なゴールとは
「調整する」という表現も、時間ロスを生む典型例です。新明解国語辞典によれば、「調整」とは「不都合のない状態へ持っていくこと」となっています。
しかし、「不都合のない状態」とは具体的にどのような状態なのでしょうか?
・関係者が内容を知っていればいいのか
・全員の合意が必要なのか
・一部が反対しても進めていいのか
・変更や交渉の余地があるのか
・全員の合意が必要なのか
・一部が反対しても進めていいのか
・変更や交渉の余地があるのか
これらが明確でなければ、どこまで作業を進めればいいかがわからず、結果的に「やりすぎ」や「やり足りなさ」が発生して手戻りにつながります。
改善例:調整タスクを具体化する
・「スケジュール調整する」→「参加予定者5名の空き時間を確認し、全員が参加可能な2時間の会議枠を3つ提案する」
・「予算調整する」→「各部署の予算要求額を集計し、全体予算内に収まるよう優先順位付けした削減案を作成する」
・「スケジュール調整する」→「参加予定者5名の空き時間を確認し、全員が参加可能な2時間の会議枠を3つ提案する」
・「予算調整する」→「各部署の予算要求額を集計し、全体予算内に収まるよう優先順位付けした削減案を作成する」
このように具体化すれば、何をもって「完了」とするかが明確になり、ムダな作業や手戻りを防ぐことができます。

