上司が喜ぶ「確認依頼」3つのお作法

私は代表という立場上、日々メンバーからあらゆる確認依頼を受けています。そのなかで、「この確認のされ方、本当に困るんだよな……」と思うことが何度もありました。確認を受ける立場になって初めて、「確認依頼にも技術がある」ことがわかったのです。

とはいえ、上司や責任者の立場を経験する前に身につけておいても損はない、価値のあるスキルです。今回は、上司が喜ぶ3つの確認依頼のお作法を紹介します。

お作法1：過不足チェック

過不足チェックとは、「何か足りない点や不要な要素がないか見てほしい」という依頼です。最も曖昧になりやすく、正直なところ、上司にとっては一番疲れる確認依頼です。

【図表1】上司を疲れさせる「過不足チェック」
出所＝『できる人が大事にしている 複利で伸びる仕事術』（ディスカヴァー・トゥエンティワン）

たとえば人事が採用施策の立案を行っているときに、施策案の洗い出しのタイミングでこんなメンションが飛んできたら、どう思いますか？（図表1）

アイデアを大量に並べただけの段階で「過不足ないか、ご確認ください」と聞かれても、粒度も抽象度もバラバラで、どこをどう見ればいいのかわかりません。

確認する側の脳を疲弊させないためには、構造化と整理が不可欠です。

ポイントは次の3つです。

① 抽象度の中レベルをつくる

施策を「抽象度：大（目的）」「中（カテゴリ）」「小（具体）」に整理すると、MECE（抜け漏れや重複がない）かどうかを判断しやすくなります。

② 序列に意味を持たせる

時系列やプロセス順に並べると、上司は自然に全体像を思い浮かべながら確認できます。採用施策なら「募集 → 面接 → 内定 → 入社」などの流れに沿って並べましょう。

③ カテゴリ外の項目を“ その他” で括る

外れ値を「その他」にまとめることで、異質な要素を識別しやすくなります。不要な要素を削る判断もしやすくなるのです。

たったこれだけの配慮で、確認する側の負担は大きく減ります（図表2）。

【図表2】上司を疲れさせる「過不足チェック」（修正後）
出所＝『できる人が大事にしている 複利で伸びる仕事術』（ディスカヴァー・トゥエンティワン）

「見やすい構造で依頼する」。このことが、上司を楽にする最初の一歩です。