上司1人がしゃべり倒す会議なんて必要ない…｢ムダな会議｣と｢生産的な会議｣を見抜く超シンプルな方法

ダメな会議を生産的な会議にするには

一年に30万時間、1500万ドルが使われている役員会議の例に戻ると、最新情報を共有するのではなく、どんな議題なら役員会の全員に関連度が高そうだろうか。

役員会で「スパゲッティ型」につながる、つまり全員が関わるのは、たとえば次のような議題であることがわかっている。

役員会は通例、全員ではなく一部にだけ関連する問題を話し合う下位のチームをいくつか抱えている。

共通認識のために情報を伝えさえすればいいなら、そこにはテクノロジーを利用できる。関連度が高そうなのに出席者があまり積極的でない場合は、そこを見直して会議を改善する余地がある。

会議の後に必ずしてほしい「問いかけ」

「結果は相応だったか。議題についての話し合いから得られたものは、そこにつぎ込んだコストと労力に見合っていたか？」と、自問してみよう。

会議に残った議題が、この基準を満たすようなら、これ以降の会議ではその議題を中心に据え、それを十分に解決できるだけの時間を確保する。

ケヴァン・ホール、アラン・ホール『ダメな会議をゼロにする方法』（早川書房）

自分が会議リーダーではなく、会議に関する変更を実行に移す権限をもっていない場合には、このアプローチを会議リーダーに見せて、次の会議を分析することを提案してみるのはどうだろう。そのうえで会議に臨み、あとで一緒に分析の結果と対策を判定するのである。

出席者を巻き込み、特に関連度の高い内容はどれかを一緒に判断し、時間の使い方がよくなるように会議を組み立て直すことができれば、通常はかなり好ましい反応を得られる。

定例会議の議題のどれ一つとして「スパゲッティ型」になる基準をクリアしないとしたら、その会議はまったく不要と判断していいだろう。