一部メンバーだけ盛り上がる議題は削減対象

ただし、スパゲッティ型の対話でも、出席者の一部にしか関連しないものもある。数人の出席者にしか関連のない議題がいくつか議論される会議というのも珍しくはない。

前出の会議チェックシートでこのパターンが見られるのは、議題3の「マーケティング部門からの報告」だ。上司を含めて関連する三人は盛んに発言したが、それ以外の出席者はまったく発言していない。

一部の議題が部分的な出席者にしか関連しない場合、その内容は関与する必要のある人だけが出席する少人数の会議で論じたほうがいい。

出席者の全員に関連し、全員の対話を生む議題こそ、今後の全体会議で中心に据えるべき議題ということになる。

一部にしか関連しない議題なら、もっと簡単に同じ目的を達成できる方法が、たいていはあるはずだ。

会議で話す人
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一斉通達ならメールを使ったほうが効果的

会議チェックシートで、議題ごとのチェックマークを横方向に見ていきながら、そこでわかる情報を再確認しよう。

この情報をもとにすれば、会議を組み立て直すことができる。

1　議題が主に一対一の対話、または一斉の情報通達にとどまる場合

出席者のほとんどにとって関連度が低く、会議でなくても対応できる議題だ。

・ 一対一
これには、関係当事者だけいれば会議以外の場で対応することができる。個人寄りの会話を許してしまうと、他の出席者の膨大な時間がムダに使われかねない。会議チェックシートで二人しか関わっていない議題がこれに該当する。

・ 一斉通達
一方向で伝えられ、受動的に消費される情報やプレゼンテーションであり、全員が同じ場所に同時にいる必要はない。一斉通達する当人だけがたくさん言葉を費やす議題であり、他の出席者はほとんど、あるいはまったく受け答えしない。

大量の情報共有は同期的なコミュニケーションを必要としないので、メール、ブログ、ファイル共有などの非同期ツールのほうが、コスト面でも時間面でも効果的だ。複数の拠点やタイムゾーンにまたがって活動するチームの場合、特に効果は大きい。

「一斉通達」する情報が会議当日の対話に必須な場合、たとえば共有しておいた情報に基づいて何かを決定したり論じたりする場合には、その情報をあらかじめ配布しておくべきだろう。会議以外の場で情報を提供するときのヒントは、本書の第10章で示している。