上司1人がしゃべり倒す会議なんて必要ない…｢ムダな会議｣と｢生産的な会議｣を見抜く超シンプルな方法

「毎週1時間の近況報告」はムダだった

会議チェックシートで、一対一の対話あるいは一斉通達の内容だけ、またはほぼそれだけの議題に注目しよう。

出席者の発言があるたびにチェックシートにチェックを入れていくと、スターグループ型になっている議題はすぐに特定できるようになる。一人が発言しているだけ、あるいは二、三人が会話に参加しているだけだからだ。

これが自分の開いた会議なら、他の出席者の反応に特に注意しよう。自分がスターグループ型の中心的な「ハブ」になっているなら、どの議題も意味があると感じるかもしれない。どれも自分個人に関わっているからだ。あわせて、議題が他の出席者全員にとっても関連があるかどうかを自問する必要がある。

この会議はせいぜい60分続くだけで、準備にかかる時間も15分程度だった。それでも、この一回の会議のために13人が一週間の営業時間のうち1時間を費やしていた。年間で換算すると、600時間以上がムダになっていたことになり、営業担当者一人ならその勤務時間の3分の1を浪費していた計算になる。

全員が参加する「スパゲッティ」型

②「スパゲッティ」型の対話

同時的なコミュニケーション、議論、共同創作、積極的な参加を必要とする業務を、われわれは「スパゲッティ型」と呼んでいる。共同の目的を達成するために、関係者がきわめて複雑に絡み合った状態で取り組むことから命名された。

スパゲッティ型チームの対話としては、次のような例が一般的だ。

前出の会議チェックシートでいうと、4の「次年度計画」と6の「人事」がスパゲッティ型の議題のように見える。ほぼ全員が関心を示し、積極的に関わっているからだ。

出所＝『ダメな会議をゼロにする方法』