上司1人がしゃべり倒す会議なんて必要ない…｢ムダな会議｣と｢生産的な会議｣を見抜く超シンプルな方法

「スターグループ型」と全体会議の相性は×

手帳の一ページを使って、次回の会議のチェックシートを作成し、発言があるたびにチェックを入れよう。

あるクライアントのリアルタイム会議に参加してそれを観察したことがある。その結果、会議の内容のうち40パーセントは出席者全員に関連があるわけではないと判明した。

一回の会議から関連度の乏しい議題を除外できれば、残りの内容が充実する。少人数の集中した会議や一対一の話し合いをもち、会議の外で論じたほうがいい重要な課題を扱うこともできる。

会議での対話には、二つのタイプがある。

①スターグループ型の対話――次のいずれかになる場合が多い

このような対話を、われわれは「スターグループ型」（ハブアンドスポーク型）の対話と呼んでいる。

スターグループ型は一対一か一斉通達なので、実際には全体会議を開いて全員が同期的に（つまり同時に。場所は違うこともある）そこに参加する必要はない。

出所＝『ダメな会議をゼロにする方法』

上司には有益でも、部下にはつらい時間

スターグループ型の対話としては、次のような例が典型だろう。

・ 一人（たいていは上司）から大勢に向けた一斉の情報通達
口を挟んだり、その情報に何らか対応をしたりする余地はない。前出の会議チェックシートでは議題1の「事業の概況」がこれに当たる。上司が概況を語り、質問者は一人だけだった。こうした情報なら、議論の必要はほぼないので、事前の回覧でも済ませられただろう。

・ 近況報告
前週にあったことを各人が報告するが、その情報は本人とその上司にしか関連がない。前出の会議チェックシートでは議題2の「現状報告」がこれに当たり、ほぼ全員が発言しているが、各自から報告があっただけだ。上司からはいくつか質問も出たが、それ以外の誰からも発言はなかった。上司には有益な時間かもしれないが、他の出席者からすれば自分に関連しない情報をえんえんと聞かされるだけになる。

・ 個々の対応の再確認
各自が上司や会議リーダーに向かってそれぞれの活動や成果、たとえばプロジェクトの進捗などを報告する。これも他の出席者には関連しない内容だ。この内容なら、一対一の電話をひととおり続ければ済ませられるはずで、他の出席者にとっては大幅に時間の節約になる。

・ 会議リーダーと発表者のほかには一人にしか関連せず、他の出席者には意味がない詳細な議論
前出の会議チェックシートでは議題5の「予算」がこれに当たる。

・ 個人の間で交わされ、本来の議題とは関連のない脱線した話題