ビジネスパーソンの多くが、会議に時間を取られている。無駄な会議を減らすことはできないのか。マイクロソフトやコカ・コーラなど400以上の世界的企業で組織改革を支援してきたコンサルタントの著書より、一部を紹介する――。

※本稿は、ケヴァン・ホール、アラン・ホール『ダメな会議をゼロにする方法』（早川書房）の一部を再編集したものです。

会議中、退屈そうにする人や寝ている人
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その議題、本当にいま必要ですか？

世界中で数多くの会議を観察するなかでわかってきたのは、一般的な会議で話し合われる議題の多くが、そもそもアジェンダに載せるべきではないということだ。

・ 出席者の多くに関連しない情報、あるいは出席している個人が改善に活かせない情報が共有されている。
・ メールや一対一の対話など、ほかの手段のほうが効果的な場合でも会議を開いている。
・ 出席者の積極性がなくてもいいような会議を設定している。
・ 議題の多くは、話し合いで到達したい結果が明確にされていない。

これでは莫大な時間のムダづかいであり、イライラも募る。本稿では、ありがちな失敗が会議のどこで発生しているかを分析し、それに対処する考え方を紹介する。

会議中にチェックマークを入れていくと…

各種の、特に時間ばかり長い会議やウェビナーを分析するには、以下に示すような会議チェックシートを使う。

この情報をもとに、後述するガイドラインを当てはめれば、必要のない議題を一掃し、最終的に会議そのものを減らすことができる。

図表1のように、シンプルな一枚のスプレッドシートを作成する。議題やアジェンダを左端の列に記入し、各列の一行目には出席者の名前（図の例ではイニシャル）を記入する。

会議が始まったら、話し合っている議題ごとに発言者の列にチェックマークを入れていく（発言が長い場合にはチェックマーク二つ）。

こうすると、どの議題に誰が積極的に関わったかを視覚的にとらえることができ、どの議題がどの出席者に関連しているかもひと目でわかるようになる。

【図表1】会議チェックシート
出所＝『ダメな会議をゼロにする方法』

もちろん、発言の回数だけが積極性や関連度の指標ではないが、これなら一目瞭然で、会議後に事実とパターンに基づいて話し合いを始めやすくなる。

何より、個々人が会議に出席する価値を全体として示す重要な指標にもなる。会議に貢献していなくても、他の出席者から学ぶ人もいるだろうが、学ばない人もいるだろう。これ以降でも見るように、情報の流れが一方通行の場合、出席者を巻き込む会議という形態は適切でない可能性が高い。