報告を受けたら「まず感謝」
報告を受けたら、まず感謝しましょう。
疑問を感じる内容であったとしても、まずは「報告してくれてありがとう」と伝える。そしてそこから状況を把握しつつ、マネージャーとして自分ができることは何か、自分に何を期待しているかを、相手との対話を通じて合意形成していく。
トラブルの報告を聞くのは嫌なものですが、報告を上げる側も苦しんでいます。
伝えれば叱責されるかもしれないのを承知の上で、それでもやはり言わなければいけないと覚悟を決めて報告をしている。その思いをくんで、まずはねぎらいの一言をかけましょう。
報告にはまず感謝やねぎらいを示す。それによって、メンバーは「問題が起きたときには、早く報告したほうがいい」「このマネージャーは話を聞いてくれる。日頃からコミュニケーションをとろうかしら」と感じるようになっていきます。
報告を上げるプロセスに問題がある
報告を受けた際の対応は以上になりますが、それに加えて「なぜ報告が遅れるのか」も考えてみましょう。
同じ問題が繰り返されているのであれば、報告を上げるプロセスに問題があるのかもしれません。
例えば、マネージャーやリーダーがいつも忙しくて、席を外しているときが多い職場もあります。
そのような環境では、メンバーが報告のタイミングをはかるのが難しいかもしれません。