最初か最後に雑談で相手を上手に立てる
例えば、いつもの「本日はありがとうございました」に、「このたびのご縁に感謝いたします」を加えるだけでもいいですし、「御礼のご連絡ゆえ、ご返信は不要でございます」「ご多忙だと思います。どうかご返信のお気遣いをされませんように」など、相手の負担を軽減する言葉も、優しく相手を立てています。
たまに連絡をする友人や知人へ送る場合は、「今日は本当にありがとう。改めて○○さんとのこのご縁に感謝」「返信は不要よ」と、言い回しをカジュアルにすればいいのです。LINEなら、スタンプを活用するのも効果的でしょう。
そして、メールやLINEの最初または最後にちょっとした雑談を入れて相手を上手に立てることも、印象をワンランクアップさせるコツです。
リクルートの営業先や銀座のお客様へよくメールで書いていたのが、過去にお客様が話していた内容に関する出来事でした。
「先日テレビを観ていたら、温泉特集をやっていて、思わず○○様を思い出しました。確か先日、温泉めぐりが好きだとおっしゃっていましたね」
「今日外出したら、たくさんのワンちゃんがいて可愛くて元気をもらいました。○○さんのワンちゃんもお元気ですか？」
と、このような感じです。
その日の気候に食べ物や飲み物を添えるだけでいい
相手が話していたことを題材にして書くには、過去の会話を覚えておく必要があります。私は初対面でいただいた名刺の裏に、忘れないように色々とこっそりメモしていました（笑）。
「よく覚えている」ことは、相手にちょっとした感動と元気を与えるのです。
過去の会話から適切な題材が思い当たらなかったら、その日の気候に食べ物や飲み物を添えた話題でもいいでしょう。
「今日はちょっと気温が低いですね。温かいスープが飲みたくなりますね」なんてメールをいただいたら、食いしん坊の私はうれしくてコンビニに走りそうになります。
そして、「○○様からのメールで飲みたくなって、コーンスープを買ってしまいました」と、返信をするでしょう。
まだ面識が浅く、これから信頼関係を築いていくには、要件だけのメールやLINEよりも、言葉をつくした思いやりあるメールやLINEのほうが、相手との心の距離が近くなることはどうやら間違いなさそうです。