千葉智之さんからのアドバイス

「出逢いの大学」学長
千葉智之
1973年生まれ。大手建設会社を経て、大手総合情報メディア企業に転職。一介の会社員でありながら、のべ会社員数7000人の異業種交流コミュニティをSNS上で主催するコネクター。著書に『出逢いの大学』『やる気の大学』。

僕はデジタルとアナログの併用でスケジュールを管理しています。会議や打ち合わせなど事前に日時が決まっている仕事はOutlookに入力。時間は未定でもタスクとして見えているものは、OutlookのToDoリストに入れます。ここまでがデジタル管理です。

月曜日になるとOutlookを1週間分プリントアウトして、毎朝、その日の詳細なスケジュールを手書きで書き込んでいきます。会議や打ち合わせの予定はすでに印刷されているので、その合間にタスクを当てはめていく作業になります。これは紙とペンで行うので、まるっきりアナログです。

膨大な数の予定を漏れなく記録するには、デジタルの力を借りるのが一番です。デジタルは手帳と違って書くスペースに制限がありませんし、あとから情報を整理するのも簡単です。こうした特性を活かして、デジタルは1週間以上先の予定を管理するときに活用しています。

一方、アナログは毎日の時間管理に向いています。例えばリスケして書き直すのは手書きのほうが簡単だし、終わったタスクを赤ペンでザーッと消していくのも達成感があって気持ちいい。

デジタルかアナログかの二者択一ではなく、両方のいいところを組み合わせて使うのが僕のやり方です。