一流のプロフェッショナルたちは、何を切り捨て、何に力を注ぎ、どのようにしてチャンスをモノにしてきたのか。有限の時間を効果的に活用するためのノウハウと哲学を公開。

横田尚哉さんからのアドバイス

目標達成をプロジェクトとして捉えてみましょう。どのようなプロジェクトも基本的な進め方は同じで、「段取り→加工→熟成→評価→仕上げ」というプロセスでゴールに近づいていきます。このうちもっとも重要なプロセスは段取りです。

ファンクショナル・アプローチ研究所 代表取締役 横田尚哉  
1964年生まれ。米国GE社で生まれた改善の技術を応用。10年間で総額1兆円の公共事業の改善に乗り出しコスト縮減総額2000億円を実現。著書に『ワンランク上の問題解決の技術』『ファンクショナル・アプローチ入門』ほか。

「段取り八分、作業二分」といわれるように、仕事のクオリティは段取りの段階でほぼ決まります。評価や仕上げのプロセスに入ると、改善余地はごくわずか。目標を達成できるかどうかも、段取りの時点で確定するといっていいでしょう。

短期プロジェクトの場合、慌てて加工のプロセスから入り、熟成を飛ばして評価、仕上げにいく人が少なくありません。しかし、段取りを煮詰めないまま作業を始めると、手戻りが起きてかえって時間を要します。期日が近いプロジェクトこそ、段取りをしっかり組むべきです。

もちろん時間的に余裕のあるプロジェクトも段取りは必須です。さらに可能なら、そのまま加工のプロセスに入ることをお勧めします。この段階での加工はラフなもので十分。例えば10枚の資料をつくるなら、全体の構成と一枚目だけ手をつけておきます。

このように一部だけでもアウトプットすると、作業を中断している間にも脳が無意識のうちに情報をつなぎ、ふたたび加工に戻ったときに質の高いアウトプットを生み出してくれる。これが熟成です。時間があるからといって、段取りや加工を先延ばしにしてはダメ。先に手をつけて熟成期間を置くことで、よりよい結果に結びつくはずです。