国税庁のサイトでチェック可能
もちろん、ちゃんとした外注先、信頼できる仕入れ先であれば、正しいインボイス番号を記載していると思います。
ただ、企業活動ではいろんな相手と取引します。その際、個人商店からの仕入れや、飲み屋さんで使った交際費など、請求書のやり取りをしないことも多いわけです。
でも、その際のレシート・領収書に、正しいインボイス番号が記載されているかどうか、課税事業者のほうでチェックする必要がある、ということです。
ずっと継続して取引している外注先や仕入れ先なら、インボイス番号が正しいかどうか、最初の1回だけ確認すればいいので、それほど大きな問題ではありません。
国税庁が提供している「適格請求書発行事業者公表サイト」もあります。
このサイトのフォームにインボイス番号を入力すると、インボイス発行事業者として登録してある会社名と住所が表示されます。これで確認作業は終了です。
中小企業は人力でやらざるを得ない
しかし、「1回だけ何かを買った」という単発の取引でも、毎回この作業を実行することになります。これが結構な事務負担になると考えられます。
大企業であれば、自前でシステムを構築できるので、電子データで全取引を管理し、インボイス番号のチェックを自動で実行することも可能でしょう。
個人商店でもらったレシート・領収書でも、AI-OCRで自動的に読み取って処理できるようです。
ですが、そういうシステムにお金を出せない中小企業は、この作業を人力でやらざるを得ないと考えられます。
取引が月に10～20件くらいなら手作業でも可能かもしれません。
が、月の取引が100～1000件くらいの会社になってくると、全部を手作業でやるのはかなりの負担です。