決まったフレーズで組み立てる
ビジネスメールのフレーズをパターン化して、単語を入れ替えれば、次から簡単にメールが組み立てられるだろう。たとえば、1．の状態の説明は次に挙げるように、なぜメールをしたかの理由から書くと読むべきポイントははっきりする。そして、基本フレーズはすべて驚くほど簡単ながら、しっかりビジネスで使える内容だ。
1．＜書き出し＞の決まりフレーズ（今の状態）
～の件でメールしました。
We are writing to ～.
タイトルや最初の1行だけでも、相手には内容がピンとくることもあるため、簡単な書き出しながら重要な部分だ。
We are writing to <Inform you about ～>「～のお知らせで メールしました。」
We are writing to <enquire about ～>「～の問い合わせで メールしました。」
We are writing to <confirm ～>「～の確認で メールしました。」
We are writing to <request ～>「～のお願いで メールしました。」
ここでは、企業の人間としてものごとをすすめるために「We」を使ったが、付き合いがある人としてのやりとりや、個人的な内容になら主語は「I」になる。たとえば、こんな風だ。
「会議のお知らせで」なら
We are writing to inform you about
「会議のスケジュール確認で」なら
I’m writing to confirm
2．＜どうしたい＞を伝えるときによく使うフレーズ（希望と対応）
次に、2行目にあたる「自分の希望を伝える」ときに使えるフレーズ。よく見かけるものながら、多くの場面で生かせるので、覚えて応用をきかせると便利な表現だ。
～したい。
I’d like to ～
～とアポをとりたい。
I’d like to make an appointment with <Mr. ～>
ミーティングを設定したい。
I’d like to <set up a meeting.>
～の件でお会いしたい。
I’d like to see you ＜to talk about our future business.>
～をいただきたい。
I’d like to have <the proposal by tomorrow morning.>
＜相手のメールへの返信＞
相手のメールへの返信の基本は、thanks for～.このフレーズは、返信だけでなく「先日は展示会でありがとうございました」といったときなど、あらゆる場面で使える。
～ありがとうございます。
Thanks for ～
Thanks for <your mail regarding ～>「～に関するメールありがとうございます」
Thanks for <contacting us regarding ～>「～への問い合わせありがとうございます」
Thanks for <your prompt reply.>「早速のご返信 ありがとうございます」
Thanks for <getting back to me.>「折り返しいただき ありがとうございます」
3．お願いや要望でよく使うフレーズ ＜結・解決策の提示＞
「～していただけますか」「～してください」と、最終的にどのようにしてほしいのか、結論を提示する部分になる。これは日本語でも同様ながら、「送ってほしい」「来てほしい」など具体的に伝えることで、より相手の行動を促せるようになる。使うフレーズはいたって簡単。そこに単語を組み合わせるだけだ。
～していただけますか？
Would you please ～?
今週送っていただけますか？
Would you please send it this week?
詳細をお知らせいただけますか？
Would you please send me the details?
インヴォイスの価格をご説明いただけますか
Would you please clarify the price quoted on the invoice?
このフレーズでは、Would you please ～?は「～していただけますか？」。そのあとに「してほしいこと」の動詞を加えると、具体的に相手の行動を促せるはずだ。
～をお知らせください。
Let me know ～.
都合のいいときをお知らせください。
Let me know when you are available.
輸送状況をお知らせください。
Please let me know the status of shipment.
Let me know～はカジュアルながら、ビジネスでも十分に使える。なんとなく丁寧でないような気がするならPlease let me knowとしたり、Please advice me～（お知らせください）のようにしたりすることも可能だ。
～するつもりです。
We will ～.
すぐに記録を確認します。
We will check our records immediately.
パーツの到着日をお知らせする予定です。
We will let you know when you can receive the parts.
そして、そのまま覚えてしまえばいつでも使えるが、言えそうで言えない、ちょっとこなれた言い回しをご紹介しよう。