承諾のフレーズ
よく使われるのは「了解しました」ですが、フランクな印象を与えるので、社内宛か社外でも懇意にしている相手まで。取引先に対しては、丁寧な印象を与える「承知しました」「承りました」のいずれかが妥当でしょう。「問題ございません」は一見、丁寧ですが、上から物を言われているようで不快感を与える可能性も。仕事を発注するクライアントが使うのであれば構いませんが、立場が下の人が使うのは御法度です。
【承諾のフレーズ】
◆了解しました。／了解です。
⇒懇意にしている仕事相手や社内メールに使うポピュラーな承諾のフレーズ。
◆承知しました。／承りました。
⇒取引先や目上の人に対して使う承諾のフレーズ。「了解」よりも丁寧な言い回し。
◆わかりました。
⇒社内の人に対する承諾フレーズ。前後の文章によっては素っ気ない印象に。
◆ご連絡いただいた件、問題ございません。
⇒仕事の発注先に対する承諾。上から物を言う印象なのでクライアントにはNG。
質問・提案のフレーズ
こちらから質問や提案を投げかけ、それに対する返答をもらいたい場合には、「いかがでしょうか」「教えていただけますか」と疑問形で書くといいでしょう。
逆に「ご返答いただけると幸いです」などと語尾を和らげてしまうと、必ず返信しなくてもよいというような誤解を与えかねません。
また、返答には期限を設けましょう。日時を明示しない投げかけはむしろ不親切になります。特に急を要するのであれば、「お忙しいところ恐れ入りますが」とひと言添えて、「制作進行の都合上」など急ぐ理由を明確にすると読んだときの心象もよくなります。
【質問・提案のフレーズ】
◆◯月◯日（◯曜日）でいかがでしょうか。
⇒打ち合わせなどの日程調整をする際に使用するベーシックなフレーズ。
◆ご意見お聞かせいただけないでしょうか。
⇒相手の意見を聞くときのフレーズ。お願い調のためソフトな印象に。
◆教えていただけませんか。
⇒社内の人に質問をするときに。少し上の先輩まで。上司への使用は不可。
◆内容に疑問がありましたら、お知らせください。
⇒メールに書いた案件に対するフォロー。主に仕事の発注先に対して使用。
◆ご不明な点があれば、遠慮なくお問い合わせください。
⇒メールに書いた案件のフォロー。クライアントなど上の立場の人に。
◆ご興味がございましたら、あらためてご説明に上がります。
⇒商品紹介や企画提案のメールに。押しつけにならず、スマートな印象に。