｢イモトのWiFi｣を｢PCR検査｣にチェンジ…20代の会社員が｢にしたんクリニック｣から学ぶべきこと これこそ｢ワンソース･マルチユース｣の好例だ

まずは、提案書、資料作成、メール送信から

まず、身近な作業、たとえば、提案書やレポートを作成する際、「使い回し」を前提に作成することから始めてみてください。

提案書も、メールも、使い回ししましょう。タイピングの速度を速めることより、ダントツの効果があります。では、実践技を紹介しますね。

図表＝『すぐに結果を出す新入社員は、「これ」だけやっている』

【提案書、レポートの使い回し】

A社の提案書を作成する際、他社にも「使い回せる」ように作成します。

お客様が飲食店であっても、「店長」と表記せず、「管理者」と表記すれば、他業種にも流用ができます。使用する単語や文章に汎用性を持たせるといいでしょう。Windowsだと、Ctrl＋Hのショートカットを使えば、一括で文字を置き換えできますので、変換の可能性がある単語は言葉を一緒にしておくのもお勧めです。

【メール文章の使い回し】

たとえば、あるメールを送る際、「ほかのシーン」にも送れるような文章を書き、それを定型文として登録しておけば、いくらでも「使い回し」ができます。

図表＝『すぐに結果を出す新入社員は、「これ」だけやっている』

Gメールは定型文登録、アウトルックはクイックパーツを使います。詳しくはインターネットで検索をすれば、スグやり方を確認できるでしょう。さらに簡単なワザ。署名ひとつをとっても工夫できます。

署名を登録する際、図表3のように、文章を含めて登録しておく方法です。それだけで、文章の文字量を減らすことができますのでチェックしてみてください。

図表＝『すぐに結果を出す新入社員は、「これ」だけやっている』

まずは日常業務で、このような「使い回し」の習慣を身につけておきましょう。その繰り返しの中で、「これを使えば、あれがスグにできる」「これを有効活用できないか」と、意識をせずとも考える癖ができます。これは、短時間で圧倒的な成果を出す人が、必ずやっている発想ですので、ぜひ早い段階で身につけておきましょう。

「やり直し」ほど無意味なことはない

「やり直せばいい。間に合えば、とりあえずセーフ」と思っていませんか。

とんでもない。

先ほど紹介した、重要度と緊急度のマトリクスを覚えていますか。やり直しはムダの極みで、本来はする必要のない作業なので、重要度は“超絶”に低く、それでいて緊急度は“超絶”に高い。さらに、誰かを待たせるなど、迷惑をかけてしまう、それがやり直しです。