参加者の多くが｢内職｣をしている会議は､なぜなくならないのか マイクロソフトが｢30分｣を掲げた訳

• なぜマイクロソフトは仕事量をまったく変えず｢週勤4日週休3日｣を実現できたのか

※本稿は、沢渡あまね『職場の科学』（文藝春秋）の一部を再編集したものです。

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21人以上の会議は帰属意識を低下させる

「21人以上の会議」に参加する機会が多い人は帰属意識が低くなる。加えて、イノベーションは起こりにくく、組織力も弱いと感じているというデータがあります（図表1）。各人がどの会議に参加したのかや、その会議の参加人数は自動的に算出されます。

沢渡あまね『職場の科学』より

この調査は「あなたはこの会社にあと何年いたいですか？」「同じ待遇で誘われたら、よその会社へ行きますか？」などさまざまなアンケート結果を踏まえ、分析された内容です。

ちなみに、日本マイクロソフトはグローバルのマイクロソフトの平均に比べ、会議にかけている時間が17％多く、参加人数も11％多いとのデータがあります。そのほかにも1週間におけるミーティングにかける時間が長い組織ほど、会議中の内職（マルチタスク）が多いというデータもあるようです（図表2）。直感的になるほどと思える内容ですが、データ化されるとムダな会議を減らす必要性が理解できますね。

沢渡あまね『職場の科学』より

この結果を踏まえて、日本マイクロソフトでは、昨年夏の「週勤4日週休3日」のチャレンジにおいて、「会議は基本30分以内」「人数は多くて5人」とする取り組みを進めました。

結果、前年同月比で「30分会議」の実施比率の46％アップに成功しました。

「30分会議」はなぜ効果的なのか

これらのデータを見ると、「大人数」「長時間」「繰り返し」（定例会議のようなもの）の会議は、おしなべて社員のモチベーションを下げ、組織に対する信頼感を失わせているようです。

「30分会議」は効果的です。