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データは探しやすい名前でまとめて保管
「えーっと、○○社に提出した見積書のPDFファイルはどこだっけ？」。パソコンを使って仕事をしている人の中には、「データファイルの探し物」をしている時間が長い人もいるのではないでしょうか？
データを探す時間を減らすには、2つのことが重要になってきます。
1つは、データファイルを保存する際のファイル名の記載ルールを決めておくこと。例えば、「［提案書］（株）永岡商事御中 2026.11.11Ver.2」などです。書類の種類、クライアント名、日付の3要件を入れておけば、検索がしやすくなります。また、バージョンを入れることで、最新版がどれなのかもわかります。
もう1つは、クラウド上、あるいはハードディスク上などに、データをまとめて保管しておくこと。データファイルが分散していると、探すのもひと苦労。「どのデータファイルも、すべてここにある。だから、ここを検索すれば必ず見つかる」という状態にしておくと、いざデータを呼び出す際にとても楽になります（別の場所でバックアップは取っておく必要がありますが）。
あなたの貴重な時間を確保するためにも、探す手間は極力減らしましょう。
迷う資料は「とりあえずボックス」へ
データ中心になってきているとはいえ、仕事上の資料も、子どもの学校からの資料も、まだまだ紙ベースのものが多いかもしれません。そんな紙の資料を仕分けするのに効果的な方法を紹介します。
必要、不必要の他に、第3の選択肢「とりあえず」を作るというやり方です。
紙の資料を整理する際、A4サイズのファイルボックスを1つ用意し、「とりあえずボックス」と命名します。その上で書類整理を開始するのです。
必要な書類は、しかるべきところへファイリング。不必要な書類は、しかるべき方法で処分。でも、「うーん、これは処分していいのかな？」と迷うものって必ず出てきますよね？ それを「とりあえずボックス」に入れておきます。
そして、ひととおり整理が終わった後、「とりあえずボックス」の書類をゆっくり見直し、必要か、不必要かをじっくり検討するわけです。
「うーん」と迷ってしまう時間が長くなると、整理はサクサク進みません。そんなときに「とりあえず」という第3の選択肢を設けることで、良い意味で判断を先送りできるようになります。
物の整理だけでなく、あらゆる判断の場面で使えるアイデアです。
