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「即レス」のスピードがすべてを決める
そのために重要なのが、スピード感と認識のすり合わせです。その2つを返答時に意識するメリットや方法について解説していきます。
まず最初に意識したいのが、スピード感。つまり、連絡を受けたことに対する一次返信、いわゆる「即レス」です。
ここでの即レスは即着手とは違うのでそこは明確に区別しておいてください。
大切なのは、「すべてのメールに対して何分以内に返信しろ」ということではありません。緊急度・重要度の高いものに関しては、例外なく「とにかく一旦返事を返すべき」ということです。
というのも、即レスの効果・効能として挙げられるのが、相手が不安に思う時間を減らすことができるということです。
仕事を依頼する側というのは、作業自体をお願いするものの、仕事を完遂する責任から逃れられません。つまり、どこまで行っても依頼主がなんとかする必要があるのです。
仕事を依頼した時に、できるだけ早く受け取ってもらえたことを確認したいのです。
できるだけ早く「着手」して欲しいのではなく、早く「受領」して欲しいのです。
この点に無頓着だと、仕事を受け取った返答をすることなく、着手をしてしまいます。それは悪気があるわけではなく、「作業の完了と同時に返答すればいいや」という心理が働いているからだと思います。
即着手ではなく「一次返答」を
数分でできるような作業であればそれでも良いのですが、数時間かかるようなものに関しては、基本的に即着手ではなく、即レスをしてみてください。
これは、「一旦受け取ったけど、着手には時間かかります」という「一次返答」というものです。
この一次返答が来るまで依頼側は「もしかすると確認が漏れているかもしれない」「少し経った後にリマインドしないと」という心理が働いてしまうのです。
『一旦確認しました。着手は明日からで、一回今週中に進捗を共有します』
また、即レスにメリットがあるのは依頼主側だけではありません。すぐにレスがくる人は気遣いができる人であり、仕事ができる人という印象を与えることができます。
そしてなにより、仕事の機会に恵まれる可能性があります。
「誰に依頼してもいいけど、急ぎだからレスの速い彼や彼女に依頼しよう」といった具合で、たとえ小さな機会だったとしても、その中のひとつにキャリアの岐路となるような仕事だって混ざっている可能性があるのです。
即レスは仕事の運気を高める行動のひとつだと心得てください。
