｢気の利いた一言｣はAIにお任せ…年収3000万の｢すぐやる｣技術｢メール･報告･プレゼン｣天才プロンプト集

御礼メール、謝罪文、企画書――丁寧に書こうとするほど、考えすぎて手が止まる。AIに任せれば、気の利いた文章が一瞬で仕上がる。「AIに書かせた」と気づかれないハイクオリティな文書の作り方を実例で解説。

メール　「気の利いた一言」はAIにお任せ

「文体を指定」でテンプレメールから卒業

早く出せば出すほどいいのに、つい仕事のメールを先のばしにしてしまう――その原因の一つは、相手に合わせた「気の利いた一言」を入れたいのに、うまく浮かばないことでしょう。

この問題を解決するポイントは、相手とのやりとりで印象に残った話題を一つだけメモしてAIに渡すことにあります。商談や会話の中で相手が話していたセリフの断片や、相手について初めて知ったことなどを短くメモするだけで、AIがそれを文面に自然に織り込んで、いかにもあなたが書いたかのような文章に仕上げてくれます。

相手の情報としては、名前以外に「会社名」を指定する（業種を明確にする）のがポイント。「製造業」「自治体」「スタートアップ」など、業種によってメールの硬さの期待値はまったく違うため、これだけでもAIのトーン調整がかなり正確になります。さらに、「初対面」「長い付き合い」など、相手との関係性を指定すれば、距離感に応じて文章を調整してくれます。

AIを使ったメールの作成にためらいがある人は、文章の「テンプレート感」を気にしているのではないでしょうか。それも、プロンプトで「文体」を指定することで解決できます。例えば、AIは同じような長さの文を並べがちなので「一文の長さにばらつきを持たせる」と指示すれば自然な仕上がりに。何かと箇条書きにしたがるのもAIのクセなので「文章はパラグラフで出力する」と指示しましょう。

より自分らしい文章に近づけるコツは、「自分では書かない文章」を「禁止事項」として指定することです。上のプロンプトでは、杓子定規なトーンを避けるために「またの機会がございましたら〜」などのビジネス表現をあえて禁止しました。ここは各自、好みとこだわりでアレンジしてください。

報告　「どこまで書くか」で、もう悩まない

言いにくいことほど「さじ加減」は丸投げせよ

多くの場合、謝罪のメールやミスの報告書の作成に気が進まないのは、別に「謝りたくないから」ではありません。「何をどこまで説明すべきなのか」「謝罪のトーンはどうすればいいのか」といった「バランス」を考えるのが面倒だからです。だからこそ、最初の判断をAIに丸投げすることで「先のばし」から脱却できます。

ここは細かいことを考えず、「発生事象／発覚経緯／影響と対応／再発防止の方向性」という左のプロンプトの項目に沿って、起きたことを「1行ずつ」AIと共有しましょう。それだけで、状況を過不足なく説明する文面をAIが作成してくれます。「5W1H」に近い形で状況を整理しておくと、その情報を「報告書」の作成に転用できるというメリットもあります。

「そこまで頭が整理できていない」という人は、何が起きたかを思いつくままスマホにしゃべって録音してください。そのデータをAIに共有し、「状況をこれらの項目に沿って整理して」と指示。整理された情報に問題がなければ、そのまま文章作成用のプロンプトに貼り付ければOKです。不完全な部分がある場合も、早急に確認すべき事項が明確になるというわけです。

こうした状況整理に加えて、「相手がどれだけ怒っているか」も、重要な情報です。怒りの度合いが高ければ謝罪中心、比較的冷静なら再発防止策中心など、自動的にトーンを使い分ける指示をしておくことで、毎回面倒な「さじ加減」に悩まずに済みます。

なお、先方からクレームを受けて返信しなければならない場合、受け取った文面を丸ごとAIにコピペして、謝罪メールの叩き台を作ってもらうのもいいでしょう。相手が何に怒っているのかをAIが読み取ったうえで、それを踏まえた返信を組み立ててくれます。