進捗状況が可視化される
このやり方には4つのメリットがあります。
1つ目は自分自身へのリマインド効果。チャットを確認すれば作業の抜け漏れを防げます。
2つ目は他のメンバーとの連携。同僚が「備忘録」を見て、声をかけてくる場合があります。
例えば「このお客さん、私も接点があるので連携しませんか」といった形です。備忘録に関係者が「この指とまれ」する機会が生まれるのです。
そして3つ目は報告の簡略化です。わざわざ報告の時間をつくらなくても、進捗状況が可視化されます。
「いつ報告しよう／させよう」のような気遣いがなくなっていきます。
さらに4つ目、その人以外の人でも対応できるようになります。
例えば本人や家族の突然の体調不良などで、期日にその対応ができなくなった場合。備忘録程度にでも案件チャンネルに残しておけば、他のメンバーが引き継げたり、その備忘メモをお互い見ながらチャット、オンラインミーティング、音声通話などで他のメンバーにフォローをお願いしやすくなります。
報告しやすい仕組みをつくる
マネージャーやリーダーは忙しいため、メンバーは報告のタイミングがつかめないもの。そのままではいつまでたっても情報共有の接点をつくれません。まるで天の川の織姫と彦星状態です。
「報告の時間」を設けたり、いつでも報告できる「案件チャンネル」をつくったりして、報告なる行為のハードルを下げましょう。
業務プロセスを見直して、お互いの立場をリスペクトする形に整えていく。報告しやすい仕組みをつくる。それによって、情報共有の遅れはなくなっていきます。
無駄ないざこざも起こらなくなっていくでしょう。
さらには「報告」なる上下関係を匂わす行為が、横でフラットに情報共有をし、解決する「相談」の文化に変わっていきます。
日頃のコミュニケーションの仕方は、ツールの使い方次第でも変わってくるのです。