なぜ一流はメールの返信が早いのか…三流は後回し､二流はすぐ返信､一流がやっている｢メール術｣とは 平均返答時間は一流39分､二流76分､三流185分

メールチェックの頻度は必要最低限でいい

例えば、日程調整の場合は、すぐに候補日を返信します。時間をかけて作業しないといけない場合は、「今週金曜の17時までに回答します」と提出の目途を返します。このように、仕事の流れを自分のところで止めずに、相手の「待ち時間」を減らしていたのです。

128社を調査したところ、相手からの返答を待つことによって残業になるケースが増えていることが判明しました。仕事は一人だけで完結できず、共同作業によって成り立っていることは明らかです。また、即答することにより、相手からの評価が高まります。同僚や取引先から、「○○さんは3人いるのですか？」と言われて評価されることもあるそうです。

こうして信頼を高めていけば、重要なプロジェクトに抜擢されたり、仕事の進め方を任されて報告業務が減るなど、少ない労力で成果を出しやすくなります。一流は、仕事は共同作業の流れで成り立っていることを知っています。必要最低限の頻度でメールをチェックして、即答することにより「仕事渋滞」を防いでいるのです。