Case Study［2］
重要顧客からの緊急の発注を依頼する

1．最初と最後は丁寧な日本語で

英語のビジネスメールでは、特に挨拶などを入れる必要はないが、日本語メールの場合、最初と最後の挨拶だけはきちんと入れるべき。

2．無理な要求ほど結論から最初に

英語も日本語も、言いにくいことや無理な要求の場合も、言い訳や理由ではなく、結論を最初に書く。このほうが読み飛ばされにくい。

3．納期やコストなど数字をはっきり書く

英語では2段落目から結論の理由を説明するが、これは日本語でもそのまま使える。日付やプロセスなどの要望は具体的に伝えること。

4．相手へのメリットや重要度を強調

3段落目には結論をサポートする別の理由を書く。相手に対してのメリットを強調すると返事がもらいやすいのは日本語も英語も同じ。

5．返信期限は、具体的に示す

返信を急ぐ場合ほど具体的な日時まで入れておくべき。「すぐに返事を」といった言葉は、人によって解釈が違うのでトラブルのもと。

※すべて雑誌掲載当時

 

経営コンサルタント　松崎久純

1967年生まれ。米国南カリフォルニア大学卒、名古屋大学大学院修了。米国の通信機器販売会社などを経て、経済産業省所管・中部産業連盟経営コンサルタントを務め、慶應義塾大学でも教鞭を執る。

（澁谷高晴＝撮影）