チャットとメールで変わる"文章のマナー" 絵文字やスタンプは控えめに

「満員電車の会話」を前提にするといい

こうした点から、ビジネスでチャットツールを使うことは、まだあまりお勧めできませんが、相手から送られてきたメッセージには対応せざるをえないはずです。どんな点に注意すべきでしょうか。

まずお伝えしたいのは、「メールのマナーを持ち込まない」ということです。「○○様」といった「宛名」は不要ですし、「名乗り」「署名」も割愛したほうがいいでしょう。丁寧にしたいという気持ちはわかりますが、相手はメールとは違うやりとりを望んでいるのですから、それにあわせたほうが賢明です。

若い人に多いミスは「フランクすぎる表現」です。気軽にやりとりができるため、ついプライベートと同じ感覚になり、言葉遣いがラフになったり、顔文字やスタンプを使ったりする人がいます。ビジネスでの相手であれば、少し慎重になったほうがいいでしょう。

先日、ある方に見せてもらったメッセージでは、お詫びの内容であるはずなのに、「泣き笑い」の顔文字が使われていました。反省と親しみの気持ちを込めているのかもしれませんが、受け取ったほうは「ふざけている」と感じるリスクがあります。

メッセージを送る時間も配慮したほうがいいでしょう。チャットだからといって、社内の人間に勤務時間外に送ると、受け取った側は「早く返信しなければ」というプレッシャーを感じます。メールよりも「いつ送ったか」が重要になります。

LINEやフェイスブック、ツイッターといったSNSでは、ビジネスの相手と思わぬ形でつながっていることもあります。「プライバシーが守られている」と勘違いをして、仕事上の愚痴や顧客の悪口などを気軽な気持ちで書いてしまうと、内容によっては取り返しのつかないことにもなります。

一方で、つながっているからといって、仕事上の宣伝をどんどん投稿するのは、むしろマイナスになるかもしれません。相手の画面に、あなたの投稿がどのように表示されているか、考えてみましょう。もしかすると、上から下まで宣伝投稿ばかりになっているかもしれません。それでは顧客を遠ざけます。

SNSでの書き方について、私は「満員電車の中で話せる内容にとどめてください」とアドバイスをしています。ネット上も公共空間です。大きな声で、他人の悪口を言うことは控えましょう。