自己流改善に限界。会議時間を減らしたい
少数精鋭の不動産仲介会社で店長を務める小野淳美さん。洗練されたオシャレな店舗で部下を育てる忙しい日々の中、抱えている問題がある。それは、社長を交えた支店長会議の短縮ができないこと。時間割をつくり、アジェンダをつくって誘導してみても、話は脱線し、時間も守られず、結局はうまくいかなかった。特に問題だと感じているのは、会議の途中にレクチャーがはじまり、長くなっていることだ。
「テレビ会議は遠方の幹部が集まって話し合いをするのにはとても便利ですが、議事録をホワイトボードなどで随時まとめられないため、目隠し将棋のような状態に陥り、エンドレスで話し合いが続いてしまうことが多い」と言うのは、ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズのディレクター、榊巻亮さん。
まず挙げるのは、終了条件を設定すること。
「会議が終わったときの状態を先に決めます。目的地がハッキリしていれば、おのずと話し合いは効率的に進みますし、脱線したときに『それは議題から外れていますよ、後で話しましょう』と言われても、気分を害する人はいません」（榊巻さん）
教える人
ケンブリッジ・テクノロジー・パートナーズ ディレクター 榊巻 亮さん
業務改革からIT導入までをファシリテートするコンサルティング会社でコンサルタントを務める。1級建築士。著書に『業務改革の教科書』『世界で一番やさしい会議の教科書』など。
相談する人
不動産仲介会社支店長 小野淳美さん
平均年齢26歳の不動産仲介会社の支店長。ネットの賃貸サイトを見て問い合わせのあったお客さまや来店者に物件を紹介する営業の補佐も行う。現在、7人の総合職新人を育成中。
お悩み3：上級
ITは導入しているのに
残業が減らないんです（泣）
【小野】なかなか残業が減らず、悩んでいます。社内イントラもチャットもテレビ会議システムもあるのですが……。
【榊巻】社内で情報共有しているのですね。IT化は進んでいるほうではないでしょうか。資料をオンラインで共有するなどもされているのですか。
【小野】はい、一通りやっています。テレビ会議中にオンライン共有して議事録をつくろうとしたこともあるのですが、タイムラグが出てやめたくらいで。
【榊巻】うーん、なぜ残業が減らないんでしょうね。コミュニケーションのツールは何ですか。
【小野】支店長同士のネットワークではLINEグループをつくっています。ただ、支店長会議など、社長を交えたやり取りは英会話型のテレビ会議システムです。
【榊巻】それは、全員参加というより、1人対複数の人間の対話が並行して行われるというようなシステムですよね。
【小野】はい。そのためか、どうしても社長の話が長くなる傾向はあります。午後5時から始めた会議で、4時間かかるということも……。
