全図解「トヨタ式デスク整理術」

書類の片づけ

▼悩み6：デスクは書類でいっぱい、スペースが狭いせいに違いありません

【before】保管基準があいまい、すべて手元に置いている

［診断］必要なものをすぐに取り出せるようにするのが整頓。とはいえ、スペースは有限だ。必要なものを分類する基準が必要。

【after】よく使うものは近くに、あまり使わないものは遠くに

【1】保管期間をできるだけ短くすることが、モノを減らすことにつながる。使う頻度が低いモノや、複数の人が同じモノを持っているときは、個人で保管せず、職場でシェアすれば、無駄なスペースを取らずにすむ。よく使うものならば机の上に置く。
【2】机の上の書類の保管ルールは、参照することが多い直近の書類を手前に置くこと。古いものはそれとともに右から左へ押し出されていく。
【3】机の上の保管期間である3カ月を過ぎたら、引き出しや収納庫へ押し出される。そこでの保管期間も過ぎたら、自動的に置き場はなくなるので廃棄する。

▼悩み7：毎日書類がたくさん発生、すぐに机が埋め尽くされます

【before】上に積み上げると「いらないもの」がたまり続ける

［診断］新しい書類を上から積み上げるから、下に古い書類が残る。使えなくなった書類が片づけの障害になっている。

【after】先に入ってきた書類からどんどん処理する

【1】書類トレーに入ってきた順に処理する。いらない書類なら、即刻処分。保存が必要なら、分類したファイルにとじれば、デスク上からなくなる。すぐに取りかかれない書類は、案件ごとにクリアファイルに分類する。退社時に書類トレーに何も入っていない状態を維持すれば、書類が山積みになることはない。
【2】クリアファイルには案件名を明示して、処理期限を書いた付箋を貼っておけば放置されることもない。