名刺は捨てても問題なし

メールと名刺は、定期的に処分をしていかないと、どんどんたまってしまう。一定量を超えてしまうと、その中から目的の1通、目的の1枚を探し出すのに膨大な時間がかかることになる。かといって、メールや名刺を細かく分類し保存するために多くの工数を割くのもばかばかしいことである。

大切なのは、自分なりの判断基準を設けること。そして、基準に沿って思い切って処分していくことである。

私の場合、メールは受信ボックスのワンスクロール分（20件程度）しか保存しない。もちろん重要なものは別のフォルダに保存するが、日々送られてくる連絡事項などのメールは読んだ端から削除してしまい、絶対にワンスクロールを超えて保存しないことをルールにしている。このやり方で、いままで何の支障もなく仕事ができている。

名刺は捨てづらいかもしれないが、片づけに聖域なし。1年間付き合いがなければ捨てるのが原則だ。1年のうちに付き合いがあっても顔が思い浮かばない人の名刺は捨てる。

顔を忘れてしまう程度の関わりしかなかった人と再び仕事をすることはまずない。万一、連絡を取らなければならなくなっても、同席した同僚が名刺を保存している場合もあるし、相手の会社の代表電話で呼び出してもらえば、たいてい連絡はつくものである。

メール・名刺の片づけ

▼悩み4：返信＆確認漏れでトラブルが頻発しています

［診断］既読・返信済み、メルマガはすべて削除しよう

図を拡大
既読・返信済み、メルマガはすべて削除しよう

【1】受信ボックスには１スクロール（20件程度）までしか保存しない。メールもモノと同じで処分する判断基準を持つこと。「整理のルール」を参考にしてほしい。
【2】保存が必要なメールは保存フォルダへ格納。自分で必要性を判断するために、自動分類機能は使わず、手動で移動させることがポイント。

【整理のルール】

●既読・返信済みメール→削除
●覚えておくべき内容→手帳などにメモ
●メルマガ→削除
●アドレス帳に登録した人のメール→削除
●1年経過したメール→ 削除

▼悩み5：名刺フォルダがいっぱいで、収納場所が限界です

図を拡大
1年間使わなかったら即刻処分

［診断］1年間使わなかったら即刻処分（図を参照）