オフィスデスク編：スペースを最大限に活用

【理論派】のオフィスデスク

ファイルなどをきっちり分類する理論派は、一見整理整頓されているようなデスクであっても、実は使い勝手が悪いことがあります。

まずは、デスクの上に置くものを厳選。メモや付箋がバラバラとしていると気がそがれがちになるので、ノートを1冊置き、メモや付箋をそこにまとめましょう。書類は、現在進行中の作業分のみをファイリングしデスク上へ。それ以外のストック文章は、時系列に分けて引き出しに収納。一定の期間が過ぎても見返す可能性のあるものはスキャンし、デジタル化して紙を処分しましょう。

▽理論派におすすめテクニック
・メモ書きは、1冊のノートに。付箋も一緒に貼る
・書類を減らすためにもハンディスキャナを引き出しに常備
・進行中の業務関連の文書のみファイルスタンドに縦置き
・領収書などはファイルに分類して整理
・文具はデスクに置かず、上段にトレーを入れて整理
・中段には大き目の文具や私物を入れる
・終了した業務のストック文書は、下段で時系列にファイル管理

【直感派】のオフィスデスク

使っているものを出しっぱなし、古いものを引き出しに入れっぱなしにしておく直感派。

必要なものを見える状態にし、位置を決めることが必要です。デスク上にトレーや小さな引き出しを用意し、よく使う文房具やペンなどの収納場所を作ります。領収書や作業書類を毎回ファイルするのは、直感派には非効率。領収書は箱に月単位で管理、書類は視覚的にパッと判断できるように色別でクリアフォルダに分けデスクトレーに入れましょう。作業時は、キーボードを引き出しにしまうとスペースを確保できます。

▽直感派におすすめテクニック
・領収書は小さな箱などに入れておき、月や週単位で精算
・中央の引き出しは空にしておき、キーボードを片付けてすっきり
・進行中の文書を色別フォルダに入れて、出しやすく横置き
・日常的に使う文具は、トレーや小さな棚を使いデスク上に収納
・名刺ケースや電卓など大き目の文具を上段に入れておく
・中段には、辞書や参考書籍、CDやDVDなどデータ類を保管
・終了した業務のストック文書を、テーマ別にファイル管理