テンプレートを使えば無駄な作業や時間を省ける

では次に、データの抽出を住所の欄でもやってみましょう。その前に営業担当者のチェックを、全員分が表示されるように戻しておいてください。では、住所の三角形マークをクリックして、大阪だけを選んでみましょう。

「あっ、今度は大阪にある顧客だけになった。じゃあ、1つの表を作るだけで、いろいろな角度からまとめなおすことができるわけか。今まで担当者ごとに同じような表をいくつもワープロで作ってきたけど、無駄な作業をしていたんだなぁ」

表を拡大
顧客管理表が簡単にできる!

同じ発想で、年間取引額1億円以上の顧客とか、顧客ランクが星3つ以上の顧客だけに絞り込むこともできます。

再び部下に自慢できると思うと、部長のにやけ笑いが止まりません。

「おい、山田君、これはどうだ?」

ものすごいドヤ顔で自分のパソコンの画面を見せつけます。

「いやあ、こういうのが欲しかったんですよ」

またまた部下の前でトホホ部長のイメージを払拭する活躍を見せた桂木部長。やったことといえば、検索して手に入れたテンプレートに顧客データを入力しただけですが、こうやって浮いた時間を本来の仕事に生かすことができるのが、テンプレートの醍醐味なのです。

▼たったこれだけで便利な「顧客管理表」ができあがり!

STEP1:必要な情報を入力し、リストを作る
STEP2:表(テーブル)の色を好みのパターンに変更する
STEP3:フィルター機能を使ってデータを抽出・並べ替えするなど分析に役立てる

※本連載は書籍『「ITオンチ部長」のエクセル入門――テンプレートで資料作成、プレゼンもラクラク!』(斎藤栄一郎 著/小澤啓司 編集)からの抜粋です。

(構成=小澤啓司)
関連記事
学園祭用のエクセルテンプレを取引先の葬式に活用!?
なぜカルビーではエクセルの項目が20までなのか
孫正義流の社内企画書「A4・1枚、最初の10秒」で落とすべし
なぜ花王は数字に矢印を添えるのか
心理学が解明「一度見たら忘れられないレイアウト」のつくり方