仕事を上手に「手抜き」する方法

（2）TMCで仕組み化する

先ほどの会議開催の段取りをTMCにするとどうなるでしょうか？

【T＝テンプレート（雛形）】
まず、開催通知メールの雛形をつくっておくことです。過去に人から受信した開催通知メールの中でベストなものを1つ決めておきます。定例会議ならば、同じ文面で十分ですね。テンプレート集をメールソフトに作っておく、もしくはデスクトップにテンプレート集を保存できるように蓄積していきます。

【M＝マニュアル（手順書）】
マニュアルというとやや面倒臭そうで気が重くなりますが、簡単に言えば手順書です。手順書は全体像と具体的な作業、順番を示したものです。会議開催ではマニュアルは不要ですが、会議を運営するファシリテーション（進行）であれば、手順やスキルなどが複雑なためマニュアルが効力を発揮します。

情報量が多くなるためあくまで概略ですが、会議前であれば、
・目的と議題を共有する
・ゴールイメージと時間配分を提示する
・全員から事前課題を発言してもらう

ポイントは、誰もが発言しやすい雰囲気になるように、進行者は、聞き役に徹すること。また、ホワイトボードなどを活用して意見を可視化することで、議論の質を良くする。このように「やること」「注意点」などを明記しておくのが、手順書です。

【C＝チェックリスト（確認項目）】
チェックリストは、確認項目です。会議開催間での流れを手順書として書いておくなら、

□メンバーの洗い出し
□主要メンバーの参加可能日の調整（電話）
□会議室を抑える
□開催通知メールのたたき台（情報検討）
□上記を上司と相談・決定
□開催通知メールを作成する（開催2週間前）
□開催通知メールを送付する
□出欠フォローメールを送る
□リマインドメールを送る（開催1日前）
□議事録を作成する
□議事録の上司チェックをもらう
□議事録を送り決定事項を確認する（開催後3日以内）

このように作業工程を書いておきます。こうすれば、この手順書に沿って1つずつこなしておけばいいのです。