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※本稿は、とあるコンサルタント著『仕事が速い人がいつも頭においていること』（サンマーク出版）の一部を抜粋・再編集したものです。
冒頭5分は沈黙でいい
参加者の貴重な時間を使って会議をするからには、「歩留まり」（その場で物事が決まる割合）はできるだけ高くしたい。
議題についていろいろな意見を出し合い、方向性を決められたら、その会議は成功だ。
まず、典型的なまずい会議を挙げておこう。
資料を読み上げる人がいて、参加者はそれをひたすら聞いているというものだ。
これは本当に時間の無駄で、それなら「資料を読んでおいてください」で済む。日本の学校では、生徒に教科書を読み上げさせて全員で聞いていたりするが、ああいう悪習が染みついて、ビジネスの世界にまで影響しているのだろうか。
資料があるなら、会議前に配っておくのが基本だ。
とはいえ、配ってもみんな忙しくて読んでこないことも多い。
その場合は、冒頭の5分を黙読の時間に充ててしまえばいい。
誰かが音読するより、各自で黙読してもらうほうがはるかに効率的だ。なんせ人間は、音読より黙読のほうが圧倒的に速く読めるのだから。
「ホワイトボードの前に立った人」が勝つ
その上で、会議をスムーズに終わらせるために、次のことは事前に共有しておきたい。
・アジェンダ
・アジェンダごとの時間配分
そして会議の最中に効くのが、ホワイトボードだ。
自分が会議を主宰するときはもちろん、他の誰かが進行していて話がまとまらないときも、書記役を買って出るといい。ホワイトボードの前に立って、「いま、話に出ている要素はこんなところですね」とみんなの発言を書き出していく。それだけで議論はぐっとまとまりやすくなる。
宮本武蔵の兵法書「五輪書」には「太陽を背にして構えろ」とあるが、コンサルタントの世界では「ホワイトボードを背にして会議に臨む」のが勝ちパターンだ。これはコンサル以外でも使える技術で、場を支配する力が格段に高まる。
ホワイトボードの前に立つと、参加者全員が注目するので、慣れないうちは緊張するだろうが、これは完全に慣れの問題だ。まずは社内の小さなミーティングで試してみればいい。
