｢お疲れさまです｡××です｡｣と名乗ってはいけない…一流がビジネスチャットで使っている｢最高の書き出し｣【2024上半期BEST5】 メールと同じように使うのでは意味がない

共有するだけでなく、作業効率も高める

一流は、クラウドのURLを共有します。クラウドストレージを用いることで、容量の大きいファイルを効率よく、安全に送ることができます。

まず、OneDriveやBox、GoogleDriveなどのクラウドストレージにファイルをアップロードします。その上で、共有設定をします。アクセスできる人、アクセス期限、ダウンロードの可否などの設定をします。その設定によって生成されたURLを相手に送るのです。

クラウドストレージによっては、ファイルの変更履歴を保存できる場合があります。これは、何か問題が発生したときに原因を特定するのに非常に有用です。また、クラウドストレージを用いることで、物理的な場所に縛られずにどこからでもアクセスができます。さらに、一流はクラウド上で共有するだけでなく、同時に複数人が編集できるような設定をして共同作業を加速させます。こうすればお互いのファイルを送り合う手間を省き、一つのファイルを複数名で編集して、クラウド上で完成させることができます。

このようにクラウドストレージでの共同作業を行うと、メール添付で作業するよりも25％以上時短できることが、39社の行動実験で明らかになりました。容量の大きいファイルを共有するという、一見単純なタスクにおいても、効率と効果を同時に高める方法をつねに追求してみてください。このような積み重ねが、一流の人たちがつねにトップを走り続ける理由の一つなのです。