文末にメルアドや住所を書く人は｢生産性ゼロ｣…本当に仕事がデキる人の｢ぶっきらぼう｣なメールの実例 過剰なサービス精神が相手に負担をかける

効率よく相手から返信をもらう方法

Q 相手からすぐにメールで返事をもらうには？

すぐにレスが欲しいのに、なかなか返事が返ってこないメールをイライラしながら待つ時間がストレスになっています。相手がメールに気づいていないわけではなく、後回しにされちゃっていると思われるフシもあり、さりげなく催促してみるものの反応がなくて。もっと効率よくやり取りをするにはどうしたらいいでしょうか。

A 相手に配慮しつつ、相手のアクションを促すにはチャットとの合わせ技がお勧め

相手が期限を了承していて返答待ちになっている案件について、期限を過ぎても返事が来ないという状況は、ビジネスシーンのあるあるですよね。

こうなると、こちらから様子うかがいメールを打ったとしても、すぐに反応してくれることは稀。後回しにされるかどうかは、相手との関係性と緊急度のかけ算で決まります。相手にとっての優先順位がどのくらいなのか、こちらでは推し量り切れない部分もありますね。

すぐに相手から返事が来る催促メール

どうしても早く返してもらいたい場合は、タイトルに【緊急】とか【大至急】と入れておくだけでだいぶ変わりますが、メールでそれをやってしまうと深刻度が増し、関係が微妙になることも。電話はもちろん有効ですが、恐らく相手はとても忙しいはず。

相手に配慮したかたちで回答を急かすにはどうしたらよいでしょう？

お勧めの方法は、「さっきちょっとメールをしたのですが、見てください」などとチャットや、スマホを使ってショートメッセージを入れるという合わせ技。

では、メッセージを送っても反応なしというときは、どうすべきか。新人時代、私もこの状況に陥り、上司になぜ放置しておくのか、と叱られたことがあります。そのときに上司に教わったのが、「ここぞというときには、相手だけでなく自分の上司や相手先の上司もCCに入れて催促メールを出す」という方法。

この方法はその後も何度か試しましたが、まさに特効薬。すぐに返事が来て、二度と待たされなくなるというメリットもあります。「もう限界！」というときには使ってみてください。ただしやり過ぎると効果が落ちるので多用は禁物です。