必要な情報だけなら時間をかけずに書ける

1度やり取りをしている相手なので会社名は省略

差出人の名前は署名欄に書くので省略

本文2行目で「添付にて見積書を送る」という伝えたい内容を書き切る

「お時間が空いてしまいましたが」と書けば謝罪の気持ちは伝わるはずなので、「申し訳ありません」といった文言は省略

「進捗しんちょくが分からないため、どこまで精度の高い見積もりが必要なのか不明である」ということははっきりと相手に伝える

最後に柔軟に対応できるという協調の姿勢を示す

署名欄には、メルアド・住所は書かず、名前の他は最低限の情報にとどめる

添付で見積もりを送るということを伝えるために、必要な情報だけを書くとこのくらいの文字数になります。これなら、さほど時間をかけずに書くことができるのではないでしょうか。

【図表3】メールのいい例（ポイント解説）
出典＝『その仕事、生産性ゼロです』

ナンバリング、箇条書きで失礼なく文字数を減らす

それから、相手の返信をラクにする配慮は、社内メールでも社外メールでも必要なことだと考えています。例えば、A案B案C案、日程①日程②日程③など、最初のメールで項目を分けてナンバリングをしておく。

そうすれば次からは「B案に関して～」とか「日程②なら可能です」とか「③でいきましょう」と話が早くなります。

また、「実行」「開催」「再検討」「個別対応」……など箇条書きを使うと、文字数を減少することができます。

例えば、「○○に関して再検討していただきたいのですが、いかがでしょうか」「△△については、個別対応させていただく所存です」ではなく、「○○再検討」「△△個別対応」などと書いて、最後に一文「上記で考えていますが、いかがでしょうか」と添えれば、失礼になることなく簡潔なメールが完成します。

【生産性ゼロポイント】
長文メールは生産性も配慮もゼロ。
箇条書き、ナンバリングで文字数を減らす