文末にメルアドや住所を書く人は｢生産性ゼロ｣…本当に仕事がデキる人の｢ぶっきらぼう｣なメールの実例過剰なサービス精神が相手に負担をかける (2ページ目)

社外向けの長文メールをやめる方法

Q 長いメールを書くのを失礼にならずにやめるには？

メールを丁寧に書こうとすると、ついつい長文になり、時間がかかってしまいます。社内メールなら挨拶文なし、署名なしでもかまわないでしょうが、社外となるとどこまで省略していいものか。失礼な人だとかマナーがなっていないとか思われずに長文メールをやめるには、どうしたらいいでしょうか。

A 今の時代は簡潔な文章こそ好印象

気持ちはよく分かりますが、考え過ぎかもしれません。今の時代はチャットツールが浸透し、「平素は格別にナントカ……」という挨拶文を書いていないから失礼だということにはならない時代になったと思います。一方で、宛先の会社名は省略できるのか、自分の名前は最後の署名欄に1カ所入っていればいいのか……、このあたりは悩みだすとキリがないかもしれません。ビジネスメールはTPOにもよりますが、社外でも先ほどの質問と基本同じ姿勢でよいと思います。

サービス精神旺盛は続かないので、第一印象に要注意。初回からフラットにいきましょう。だからこそ、簡潔な文章で、内容が相手に確実に伝わればそれでいい、よく見せる必要もないし、悪く見せる必要もない、「素」でいいのではないでしょうか。

参考程度に事例を挙げおきます。（図表1は長すぎて伝わりにくい悪い例。図表2はいい例です）。図表2は必要最小限の文字数で「見積書を送ります」という用件を伝えたメールです。心がけることは可もなく不可もなく「なるべく短く（ほとんどの人は忙しいから長いメールは避けます）」です。解説していきますね。