便利なようで、実は無駄な業務を発生させる存在

また、企画書が無事に完成したとしても、画像を大量に貼り付け、デザインに凝ったパワーポイントだと総容量が85MBなどになり、メール添付で送るのが不可能になる。そうなると、大容量ファイル送信サービスやオンラインストレージサービスを使わざるを得ないわけだが、こういったサービスを用いると、相手がウッカリして(面倒くさがって!?)ダウンロードしそこなう事態が頻発する。そうして、本当に必要になったときには保存期間の3日間を過ぎてしまい、「たいへん申し訳ないですが……もう一度アップロードしていただけませんでしょうか」なんて連絡が来るのだ。

「日本人は生産性が低い」などとよく指摘されるが、それは書類づくりに時間がかかり過ぎているのも一因ではないだろうか。本稿では「パワーポイントで資料をつくるのはおやめなさい」という提案をしたが、それに限らず無駄な時間がかかっていることについては、全面的に見直してしまってもいい。たとえば、次のようなことを実践してみるのはどうだろう。

・進捗確認のための会議はやめる
・メールを送る際、CCに含める人数を最小化する
・超重要会議以外の議事録の作成をやめる
・会議に2回遅刻した場合、その人間は今後プロジェクトから排除する
・プレゼン担当者以外、会議へのPC持ち込みを禁止する
・アイデア会議の場合、30分たっても優れたアイデアが出なかったら会議はその場で終了。後はメールでやり取りする

「これ、もしかして無駄なんじゃないか」と直感をおぼえた事柄には、得てしてどこかに無駄が存在するものだ。このような直感、違和感を大切にしながら業務を見直すと、生産性はわりと簡単に向上することが多い。

【まとめ】今回の「俺がもっとも言いたいこと」

・「パワーポイント」「キーノート」などプレゼンテーションソフトで資料を作成すると、とかく「つくること」が目的化してしまい、結果として無駄な労力とコストが発生しているだけ……という状況も多い。ツールを使うことの合理性を考えよう。
・「これ、無駄ではないのか」と違和感をおぼえる業務について、冷静に見直してみるだけで生産性が向上することも多い。先例に縛られるな。
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