社内チャットで「了解」をやめるべき理由 「無駄レス」が無限に増えていく

よく使う言葉は「単語登録」をしておく

このようにチャットの用途によって自分の対応をルール化しておくと、迷わずにすみます。続いては、いずれの場合でも、さらに効率よくチャットを使いこなすための工夫をご紹介します。

●レスを素早くする工夫

頻繁に入力する文章や名称は単語登録をしておきます。スマートフォンでの文字入力は時間を取られるため、事前に登録しておけば簡単に入力できます。またチャットグループでよく使う文は文例集を作っておくと悩まずにレスできます。カジュアルすぎるスタンプはビジネスには向いていませんが、感謝の気持ちや相手をたたえるなど、ポジティブな感情表現の場合には、長い文章で言葉を尽くすよりも向いています。

●通知に振り回されないための工夫

次々と作られるグループ、四六時中鳴り続ける通知……これらが続くとプレッシャーでもあり、何が重要なのかが分からなくなってしまいます。とはいえ、全てのチャットルームでリアルタイムレスが必要なはずはありません。後でまとめて見れば十分な場合には、通知オフにしましょう。

また、「休日などのオフタイムは即レスしなくていい」などのルールを、参加者間で決めておきましょう。シフト制の仕事でチャットを使っている場合は、他の人が働いていると、自分が休みでもレスしなくてはいけない、というプレッシャーが強くなります。非番の時はオフにすることも関係者で決めておきましょう。

「了解しました」は不要と決める

●無駄レスを増やさないための工夫

気軽に反応できるため、簡単な応酬が続いて何十件、時には100を超える未読件数になることがあるのがチャットの煩わしさです。参加者が多い場合には特に問題になります。簡単な情報共有や諸連絡などに全員が「了解しました」「ありがとうございます」などのレスをしていると、それだけでチャットルームが埋まってしまいます。

参加者でルールを決めておけば、不要なレスを減らせます。情報共有する際に、「『了解しました』などのレスは不要です」などと伝えておくとよいでしょう。また、大抵のビジネスチャットツールにはタスク管理機能や調整機能などがあるので、それらを活用するとよいでしょう。

チャットは返信しやすさがウリではありますが、不用意なレスはウォールを不要な情報で埋め尽くして、必要な情報を埋もれさせてしまいます。私は駆け出しのコンサルタントだった頃に、「相手のメールボックスを不要なメールを何度も送って汚さないように気をつけなさい」というアドバイスを上司から受けました。チャットも同様に考え、グループメンバー全員でルールを決めると気持ちよく、かつ効果的なツールとして活用できるでしょう。