「電話代わり」なら電話と同じように対応

●連絡ツールとして使う場合

確認や報告など、電話に代わる諸連絡のために使う場合です。この場合には電話と同じ対応でよいでしょう。会議中であれば留守電モードに切り替えるように、チャットも反応できない時にはオフにします。また夜中の電話や休日の電話は、よほどの緊急性がない限りは非常識です。同様に、働き方改革が進んでいる今、オフタイムでの諸連絡は労務管理の観点でも問題です。

非同期コミュニケーションツールのメールでさえも、休日に上司が部下にメールを送ることは業務命令と受け取られることから、禁止する企業も出てきています。オフタイムや会議中、仕事に集中したい場合などは自分のステータス（状態）や通知をオフにすることを、自分にルール化しましょう。

貢献度を示すためには「ステータス」を伝える

●情報共有やアイデア出しのツールとして使う場合

関係者への情報共有やアイデアを収集するためのツールとして使う場合には、上記より業務上の緊急性は低くなります。とはいえ、「レスしないと貢献度が低いと思われてしまうのでは？」と、ついつい時間を費やしてしまう方は多いでしょう。この場合は自分の本来業務との関連がどれくらい強いのかによって、参加すべきやりとりを決めておきます。

自分の本来業務と関係ないことに何でもかんでも首を突っ込んでいては、生産性が落ちてしまいます。すぐにレスできない場合には、「ただ今会議中です」「外出中なので後程レスします」など、自分のステータス（状態）を一言伝えておくだけでもよいでしょう。

●業務以外のコミュニケーションツールとして使う場合

飲み会やイベント調整など、仕事以外のコミュニケーションツールとして使う場合には、チャットルームごとに、メールと同様にいつレスするのか時間を決めておきます。業務時間中にこれらに反応し続けていては、自分の仕事に支障が出ることもあるでしょう。また、特に興味がないのであれば引きずられないように退出するか、通知をオフに設定します。